Co je systém zadávání veřejných zakázek?
Systém zadávání zakázek je obvykle počítačový systém určený k řízení procesu zadávání zakázek. Obstarávání je termín používaný k popisu nákupní činnosti podniku nebo organizace. Existují dva primární typy systémů zadávání zakázek: elektronické zadávání zakázek a standardní zadávání zakázek. Oba typy systémů jsou široce dostupné a jsou často součástí podnikového plánování zdrojů (ERP) nebo účetního softwarového produktu.
Přestože se poskytované funkce liší v závislosti na softwaru, typický nástroj pro zadávání zakázek zahrnuje požadavky na objednávku, objednávky, potvrzení o zboží a zpracování faktur. Kromě těchto základních požadavků obsahuje většina systémů řadu nástrojů pro podávání zpráv. Vestavěné schvalovací procesy, ovládací prvky a nástroje pro správu fondů jsou obvykle u větších produktů standardem.
Primárním konceptem zadávání veřejných zakázek je to, že pokročilé plánování, plánování a skupinový nákup povedou k úsporám nákladů, efektivnějšímu provozu podniku a tím ke zvýšení ziskovosti. K řízení tohoto procesu se používá systém zadávání zakázek, který poskytuje čas na vyřízení faktur, sledování celkových výdajů podle druhu komodity, finanční závazky a řízení peněžních toků. Úplná implementace systému zadávání zakázek obvykle vede k významným změnám stávajícího obchodního procesu, protože tento systém bude vyžadovat zavedení určitých vnitřních kontrol a postupů.
Elektronický systém zadávání veřejných zakázek se také nazývá elektronické zadávání veřejných zakázek. Tento termín se používá k popisu softwaru, který kupujícím umožňuje přístup k katalogům dodavatelů přes internet a přijímání elektronických faktur. Kupující vybírají své materiály, označují účty, které mají být za nákup účtovány, a vytvoří účetní objednávku v účetním systému. Veškerá činnost související s nákupem je dokončena v elektronickém systému, což snižuje administrativní zátěž a zvyšuje efektivitu.
Elektronické zpracování faktur umožňuje vybraným společnostem další zjednodušení kontroly a schvalování faktur. Data jsou poté směrována prostřednictvím řady online schválení před zpracováním pro platbu v účetním systému. Tento typ systému zadávání zakázek je velmi populární ve velkých firmách, kde jsou uzavřeny zakázky pro správu výdajové činnosti. Pro tyto firmy poskytuje zkrácení času na zpracování faktur vynikající návratnost investic.
Standardní systém nákupu je plně integrován s účetním softwarovým balíčkem používaným organizací. Veškerá nákupní činnost je sledována a řízena prostřednictvím tohoto modulu, což umožňuje firmě kontrolovat výdaje a sledovat příležitosti pro větší úspory. Zprávy, analýzy a vnitřní kontroly jsou součástí tohoto typu softwaru a jsou navrženy podle osvědčených postupů. Implementace systému zadávání zakázek je jedním z nejjednodušších způsobů, jak zlepšit provozní efektivitu.