Vad är ett upphandlingssystem?

Ett upphandlingssystem är vanligtvis ett datoriserat system utformat för att hantera upphandlingsprocessen. Upphandling är en term som används för att beskriva inköpsaktiviteter för ett företag eller organisation. Det finns två primära typer av upphandlingssystem: elektronisk upphandling och standardupphandling. Båda typerna av system är allmänt tillgängliga och ingår ofta i en företagets resursplanering (ERP) eller programvara för redovisningsprogramvara.

Även om funktionaliteten som tillhandahålls varierar beroende på programvara, inkluderar ett typiskt upphandlingsverktyg inköpsrekvisitioner, inköpsorder, varukvitton och fakturabehandling. Utöver dessa grundläggande krav inkluderar de flesta system en rad rapporteringsverktyg. Inbyggda godkännandeprocesser, kontroller och fondhanteringsverktyg är vanligtvis standard i de större produkterna.

Det främsta upphandlingsbegreppet är att avancerad planering, schemaläggning och gruppköp kommer att resultera i kostnadsbesparingar, effektivare affärsdrift och därmed ökad lönsamhet. Ett upphandlingssystem används för att hantera denna process, som tillhandahåller väntetid för fakturor, spårning av de totala utgifterna efter varutyp, samt finansiella åtaganden och kassaflödeshantering. Den fullständiga implementeringen av ett upphandlingssystem resulterar vanligtvis i väsentliga förändringar av den befintliga affärsprocessen, eftersom systemet kommer att kräva att vissa interna kontroller och rutiner finns på plats.

Ett elektroniskt upphandlingssystem kallas också e-upphandling. Denna term används för att beskriva programvara som gör det möjligt för köpare att få åtkomst till leverantörskataloger via Internet, samt att ta emot elektroniska fakturor. Köparna väljer material, anger de konton som ska debiteras för inköp och skapar en inköpsorder i bokföringssystemet. All upphandlingsrelaterad aktivitet avslutas i det elektroniska systemet, vilket minskar pappersarbetet och ökar effektiviteten.

Elektronisk fakturahantering gör det möjligt för utvalda företag att effektivisera granskning och godkännande av fakturor ytterligare. Uppgifterna dirigeras sedan genom en serie online-godkännanden innan de behandlas för betalning i bokföringssystemet. Denna typ av upphandlingssystem är mycket populärt i stora företag, där upphandlingskontrakt finns för att hantera utgiftsaktivitet. För dessa företag ger minskningen av personaltiden för fakturahantering en utmärkt avkastning på investeringen.

Ett standardiserat upphandlingssystem är helt integrerat med det programvarupaket som används av organisationen. All inköpsaktivitet spåras och hanteras genom denna modul, vilket gör att företaget kan kontrollera utgifterna och spåra möjligheter för större besparingar. Rapporter, analyser och interna kontroller är alla inbyggda i denna typ av programvara och är utformade kring bästa praxis. Implementeringen av ett upphandlingssystem är ett av de enklaste sätten att förbättra den operativa effektiviteten.