Hoe kies ik het beste workflowmodel?
Het kiezen van het beste workflowmodel vereist inzicht in het type taken dat vereist is in de workflow. Workflowmodellen omvatten sequentiële, status-, flexibele, enterprise-, geautomatiseerde en creatieve workflowsystemen. Elk model is ontworpen om een andere set workflowtaken uit te voeren door middel van besluitvormingsmethoden bij het uitvoeren van die taken. Uw keuze wordt bepaald door de beslissingsboom die in het workflowmodel wordt gebruikt en de mate van samenwerkingsacties die nodig zijn om workflowtaken te voltooien. Een beslissingsboom brengt het patroon van beslissingen in het workflowproces in kaart, waarbij de resulterende afbeelding vaak als takken van een boom verschijnt.
Opeenvolgende workflowmodellen worden gebruikt wanneer keuzes beperkt zijn tot werktaken die in een bepaalde volgorde moeten worden uitgevoerd. Een assemblagelijnmedewerker voert bijvoorbeeld één taak uit. Die medewerker moet die voltooide taak doorgeven aan de volgende medewerker, die een extra workflowtaak toevoegt aan het assemblageproces, enzovoort. Zodra de werknemer in een sequentieel workflowsysteem een taak voltooit en vooruit beweegt, keert die verantwoordelijkheid van de werknemer terug naar het repliceren van zijn of haar taak. Dit model kan ook worden aangeduid als een geautomatiseerde workflow, met name als er gespecificeerde processen en resultaten zijn die op een redelijk inflexibele basis moeten worden gedaan.
Status workflow-modellen worden gebruikt wanneer evenementen de belangrijkste drijfveren van het proces zijn. Werknemers mogen een of een keuze maken voor het voltooien van de volgende taak, die een van een aantal alternatieven kan zijn. Hierdoor kunnen enkele door de werknemer gestuurde keuzes worden gebruikt in het workflowproces. Een flexibel workflowmodel is nog opener. In dit workflowmodel kan rekening worden gehouden met unieke omstandigheden in de workflow, waardoor een bewerking kan worden uitgevoerd om een unieke bewerking te voltooien.
Een enterprise workflow-model is geschikt voor samenwerkingstaken. Een variatie op de bedrijfsworkflow is een creatief workflowmodel. Creatieve workflows ondersteunen flexibiliteit bij het uitvoeren van werktaken en kunnen worden gebruikt door werkgroepen, verbonden via netwerkplatforms om informatie tussen de groepsleden te delen. Een groot bedrijf kan meerdere workflowmodellen hebben die worden gebruikt bij verschillende operaties door het hele bedrijf.
Workflowanalyse kan de verantwoordelijkheid zijn van een workflowmanager. Soms wordt deze verantwoordelijkheid een implementatiespecialist of een bedrijfsprocesingenieur genoemd. Taken worden geanalyseerd op het karakter en de aard van de vereiste uitvoeringen. Het juiste workflowmodel wordt vervolgens afgestemd op de specifieke behoeften van het bedrijf of de organisatie.
Re-engineering van bedrijfsprocessen is de poging om het workflowproces te verbeteren. Als zodanig kunnen workflowmodellen worden aangepast om verbeterde efficiëntie in de workflow mogelijk te maken. Uw oorspronkelijke keuze voor een workflowmodel kan in de loop van de tijd veranderen.