Wat zijn de beste tips voor een supervisor bij de receptie?
Met een kleine hoeveelheid onderzoek zullen receptiemedewerkers een aantal verschillende tips vinden over hoe ze hun taken effectief kunnen vervullen. De meeste tips hebben betrekking op het beantwoorden van de telefoon, het dragen van geschikte kleding, het beheren van werktijd en werkruimte, en meer. Aangezien klanten over het algemeen communiceren met de receptie van een bedrijf bij het betreden van het pand, is het van cruciaal belang dat dit gebied goed wordt bewaakt. Door aandacht te geven aan tips, kunnen receptiemedewerkers ervoor zorgen dat de receptie van hun werkgever op een vriendelijke en efficiënte manier is georganiseerd en werkt.
Een supervisor bij de receptie moet het goede voorbeeld geven, waaronder het vermijden van persoonlijke telefoongesprekken, tenzij het een noodgeval is. Veel bedrijven hebben een strikt beleid voor persoonlijke telefoongesprekken en, als ze dat niet doen, moet een supervisor er een maken. Binnen dit beleid moet worden geëist dat inloopgasten beleefd worden gevraagd om plaats te nemen totdat ze kunnen worden gewacht als het personeel van de receptie aan de telefoon is met een verkoper of klant. Een supervisor bij de receptie zal het ook nuttig vinden als zijn of haar personeel de telefoon met een glimlach beantwoordt, omdat mensen aan de andere kant de glimlach in hun stem kunnen horen, wat helpt om zakelijke relaties te verbeteren. De beste manier voor supervisors bij de receptie om ervoor te zorgen dat hun personeel de telefoon correct beantwoordt, is door hen grondig te onderwijzen en te trainen.
Supervisors van de balies moeten ervoor zorgen dat hun personeel zich op de juiste manier kleedt. Het meest geschikte type kleding is een kledingstuk dat de cultuur van het bedrijf imiteert. Aangezien er veel verschillende soorten industrieën zijn, waaronder bedrijven met een receptie, heeft elke branche meestal een dresscode die verschilt van die van anderen. Een medisch kantoor vereist bijvoorbeeld meestal dat personeel scrubs draagt, maar een schoolkantoor vereist meestal dat personeel kaki en een button-up shirt draagt.
Alle supervisors bij de receptie moeten hun werktijd en werkruimte effectief kunnen beheren, omdat dit helpt om de operationele efficiëntie te optimaliseren. Door dagelijkse tijdverspillers te identificeren en te vermijden, kan een supervisor de productiviteitsniveaus van de werktijd extreem verhogen. De supervisor moet de receptieruimten georganiseerd en netjes kunnen houden, wat helpt door hulpmiddelen voor ruimtevaartorganisatie te gebruiken. De meeste receptie-supervisors zullen het zeer nuttig vinden om alle klantbestanden op een elektronische manier te organiseren. Dit helpt papierresten te verminderen, wat er vaak toe bijdraagt dat een receptie er erg slordig uitziet.
Receptiepersoneel krijgt normaal gesproken dagelijks te maken met veel stress. Receptiebegeleiders hebben er baat bij hun personeel te voorzien van stressverlichtende technieken, vooral als het gaat om het omgaan met onbeleefde klanten. Een open communicatielijn moet altijd worden gelaten tussen een receptie-supervisor en zijn of haar personeel, omdat dit het personeel in staat stelt te ventileren wanneer zich stressvolle situaties voordoen.