Vilka är de bästa tipsna för en handledare för receptionen?
Med en liten mängd forskning kommer cheferna i receptionen att hitta ett antal olika tips om hur de effektivt kan utföra sina arbetsuppgifter. De flesta tips avser att svara på telefonen, ha på sig lämpliga kläder, hantera arbetstid och arbetsutrymme och mer. Eftersom kunder i allmänhet interagerar med ett företags reception när de kommer in i lokalerna är det viktigt att detta område övervakas väl. Genom att följa tips kan receptionens handledare se till att deras arbetsgivares reception är organiserad och fungerar på ett vänligt och effektivt sätt.
En receptionistledare bör leda med exempel, vilket inkluderar att undvika att ringa personliga telefonsamtal såvida det inte är en nödsituation. Många företag har en strikt policy fastställd om personliga telefonsamtal och om de inte gör det bör en chef för receptionen skapa ett. Inom denna policy bör det krävas att walk-in-gäster artigt ombeds att ta plats tills de kan vänta på om receptionpersonalen är i telefon med en leverantör eller kund. En receptionistledare kommer också att hitta det fördelaktigt att hans eller hennes personal svarar på telefonen med ett leende, eftersom människor i andra änden kan höra leendet i sin röst, vilket hjälper till att förbättra affärsrelationerna. Det bästa sättet för receptionens chefer att se till att deras personal svarar korrekt på telefonen är att grundligt utbilda och utbilda dem.
Handledare av skrivbordet bör se till att deras personal klä sig på rätt sätt. Den mest lämpliga typen av klädsel är en som imiterar företagets kultur. Eftersom det finns många olika typer av branscher som inkluderar företag med reception, har varje bransch vanligtvis en klädkod som skiljer sig från andra. Till exempel kräver ett medicinskt kontor vanligtvis att personalen bär skrubber, men ett skolkontor kräver vanligtvis att personalen bär khakis och en knäppas upp.
Alla handledare i receptionen bör kunna hantera sin arbetstid och sitt arbetsutrymme, eftersom det hjälper till att optimera driftseffektiviteten. Genom att identifiera dagliga tidsförlorare och hur man kan undvika dem kan en handledare extremt öka produktivitetsnivån på arbetstiden. Handledaren måste kunna hålla receptionens områden organiserade och städa, vilket hjälper till genom att använda verktyg relaterade till rymdorganisation. De flesta handledare i receptionen tycker att det är mycket användbart att organisera alla kundfiler på ett elektroniskt sätt. Detta hjälper till att skära ner pappersmassor som ofta bidrar till att en reception ser mycket orolig ut.
Personalen i receptionen arbetar normalt med mycket stress dagligen. Receptionsledare har fördelar av att förse sin personal med stressavlastande tekniker, särskilt när det gäller att hantera oförskämda kunder. En öppen kommunikationslinje bör alltid lämnas mellan en receptionistledare och hans eller hennes personal, eftersom detta gör det möjligt för personal att lufta när stressiga situationer uppstår.