Hur kan jag hantera anonyma klagomål?

Att ta emot anonyma klagomål, oavsett från kunder eller medarbetare, är ofta en del av att driva ett företag. Dessa anonyma klagomål kan täcka en rad frågor, från produktens missnöje eller visselpipning till några som inte är värda att ta itu med. Andra görs av missnöjda anställda som försöker starta rykten eller få en annan arbetare orättvist avslutad. Vissa klagomål kan avvisas direkt, men de flesta bör undersökas för att avgöra om de är legitima eller om någon har yttre motiv. Dessa klagomål kan hjälpa ett företag ut eller skada dess infrastruktur, beroende på hur chefen tar hand om dem.

När en chef får anonyma klagomål ska han eller hon inte hoppa ombord och omedelbart tro på allt klagomålet säger utan bevis. Varje klagomål bör behandlas med viss skepsis, och de okända personens motiv som klagomålet bör bestämmas så mycket som möjligt. Att identifiera källan till klagomålet kan hjälpa till med detta eftersom vissa människor verkligen vill hjälpa företaget, medan andra kan vara arga och vill få en annan arbetare i problem. Om klagomålet verkar verkligt eller om det är allvarligt, bör chefen definitivt undersöka klagomålet.

Undersökning av anonyma klagomål görs både för att ta reda på om klagomålet har ett verkligt faktum eller giltighet och för att avgöra om situationen kräver ingripande. Detta kan göras genom att fråga målet för klagomålet eller söka fakta från företagets register eller inspelningar. Om klagomålet är verkligt eller verkar vara verkligt, bör chefen sedan prata konfidentiellt med målet.

Även om anonyma klagomål verkar verkliga kanske vissa fakta inte är korrekta. Målet bör ges en chans att säga vad han eller hon tycker om situationen eller att ge sin sida av vad klagomålet behandlar. Detta kan visa att någon annan begått fel eller att andra också är skyldiga. Att säga upp eller straffa en anställd utan att veta hela historien kan leda till rättegångar för orättvis uppsägning eller straff.

Om åtgärder måste vidtas, bör chefen omedelbart arkivera utredningen och alla avslöjade fakta. Chefen borde också skriva ett memo med information om vad som hände med den anställda, bara om det kommer upp i domstol. Om den anställda är arg över några åtgärder som vidtagits och vill lämna in talan, kan det att hålla bevisen i arkivet hjälpa till att hindra eventuella skadestånd från att få rätten eller stänga rätten.