Hvordan kan jeg håndtere anonyme klager?

Modtagelse af anonyme klager, hvad enten det er fra kunder eller medarbejdere, er ofte en del af det at lede et firma. Disse anonyme klager kan dække en række problemer, fra produkt utilfredshed eller blødning til nogle, der ikke er værd at tackle. Andre er lavet af utilfredse medarbejdere, der forsøger at starte rygter eller få en anden arbejdstager uretmæssigt opsagt. Mens nogle klager kan afvises direkte, skal de fleste undersøges for at afgøre, om de er legitime, eller om nogen har yderlige motiver. Disse klager kan hjælpe en virksomhed ud eller skade dens infrastruktur, afhængigt af hvordan manageren håndterer dem.

Når en manager modtager anonyme klager, skal han eller hun ikke hoppe ombord og straks tro på alt, hvad klagen siger uden bevis. Hver klage skal behandles med en vis skepsis, og de mulige motiver fra den ukendte person, der fremsætter klagen, bør bestemmes så meget som muligt. At identificere kilden til klagen kan hjælpe med dette, fordi nogle mennesker virkelig ønsker at hjælpe virksomheden, mens andre kan være vrede og ønsker at få en anden arbejdstager i problemer. Hvis klagen synes reel, eller hvis situationen er alvorlig, bør lederen bestemt undersøge klagen.

Undersøgelse af anonyme klager gøres både for at finde ud af, om klagen har nogen reel kendsgerning eller gyldighed, og for at afgøre, om situationen kræver indgriben. Dette kan gøres ved at stille spørgsmålet om klagen eller opsøge fakta fra virksomhedsregistreringer eller optagelser. Hvis klagen er reel eller ser ud til at være reel, skal lederen derefter tale fortroligt med målet.

Selv hvis anonyme klager virker virkelige, er nogle fakta muligvis ikke korrekte. Målet bør gives en chance for at sige, hvad han eller hun synes om situationen, eller at give hans eller hendes side af, hvad klagen vedrører. Dette kan vise, at andre har begået forseelser, eller at andre også er skyldige. At opsige eller straffe en medarbejder uden at kende hele historien kan føre til retssager om uretfærdig opsigelse eller straf.

Hvis der skal træffes skridt, skal lederen straks arkivere undersøgelsen og alle de afdækkede fakta. Lederen skal også skrive et notat med detaljer om, hvad der skete med medarbejderen, bare hvis det kommer op i retten. Hvis medarbejderen er vred over eventuelle skridt, der er taget og ønsker at indgive sag, kan det at holde bevismateriale hjælpe med at forhindre eventuelle skader i at blive tildelt eller få retssagen kastet ud af retten.