Hvad er de bedste tip til en receptionsleder?
Med en lille mængde forskning vil ledere i receptionen finde et antal forskellige tip til, hvordan de effektivt kan udføre deres jobopgaver. De fleste tip vedrører besvarelse af telefonen, iført passende tøj, styring af arbejdstid og arbejdsplads med mere. Da kunder generelt interagerer med en forretningsreception, når de kommer ind i lokalerne, er det vigtigt, at dette område overvåges godt. Ved at holde øje med tip kan receptionsledere sørge for, at deres arbejdsgiveres reception er organiseret og fungerer på en venlig og effektiv måde.
En receptionistleder bør være et eksempel, hvilket inkluderer at undgå at foretage personlige telefonopkald, medmindre det er en nødsituation. Mange virksomheder har en streng politik, der er fastlagt omkring personlige telefonopkald, og hvis de ikke gør det, bør en receptionist-vejleder oprette en. Inden for denne politik skal det kræves, at walk-in-gæster høfligt bliver bedt om at tage plads, indtil de kan vente på, hvis receptionens personale er i telefon med en sælger eller kunde. En receptionens vejleder finder det også fordelagtigt at få sit personale til at svare på telefonen med et smil, da folk i den anden ende kan høre smilet i deres stemme, hvilket hjælper med at forbedre forretningsforholdene. Den bedste måde for lederne af receptionen at sikre, at deres personale svarer korrekt på telefonen, er at uddanne og uddanne dem grundigt.
Vejledere for frontborde skal sørge for, at deres personale klæder sig korrekt. Den mest passende type påklædning er en, der efterligner virksomhedens kultur. Da der er mange forskellige typer industrier, der inkluderer virksomheder med en reception, har hver branche normalt en påklædningskode, der adskiller sig fra andre. F.eks. Kræver et lægekontor normalt, at personale bærer scrubs, men et skolekontor kræver normalt, at personale bærer khakier og en knap-shirt.
Alle ledere i receptionen skal være i stand til effektivt at styre deres arbejdstid og arbejdsplads, da dette hjælper med at optimere driftseffektiviteten. Ved at identificere daglige tidspildere og hvordan man kan undgå dem, kan en vejleder ekstremt øge arbejdstidens produktivitetsniveauer. Vejlederen skal være i stand til at holde receptionens områder organiserede og ryddige, hvilket hjælper ved at bruge værktøjer relateret til rumorganisation. De fleste receptionsledere finder det meget nyttigt at organisere alle kundefiler på en elektronisk måde. Dette hjælper med at skære ned på papirmassage, som ofte bidrager til, at en receptionen ser meget uklar.
Receptionspersonale håndterer normalt meget stress dagligt. Vejledere i receptionen drager fordel af at give deres personale teknikker til stressaflastning, især når det drejer sig om at håndtere uhøflige kunder. Der skal altid være en åben kommunikationslinje mellem en receptionens vejleder og hans eller hendes personale, da dette giver personalet mulighed for at lufte, når stressende situationer opstår.