Quais são as melhores dicas para um supervisor de recepção?

Com uma pequena quantidade de pesquisa, os supervisores da recepção encontrarão várias dicas diferentes relacionadas a como eles podem efetivamente concluir suas tarefas. A maioria das dicas refere-se a atender o telefone, usar roupas adequadas, gerenciar o tempo e o espaço de trabalho e muito mais. Como os clientes geralmente interagem com a recepção de uma empresa ao entrar nas instalações, é fundamental que essa área seja bem supervisionada. Ao seguir as dicas, os supervisores da recepção podem garantir que a recepção do empregador esteja organizada e operando de maneira amigável e eficiente.

Um supervisor de recepção deve dar o exemplo, o que inclui evitar fazer chamadas telefônicas pessoais, a menos que seja uma emergência. Muitas empresas têm uma política rígida estabelecida sobre ligações telefônicas pessoais e, se não o fizerem, um supervisor de recepção deve criar uma. Dentro dessa política, deve ser exigido que os convidados entrem educadamente em um assento até que possam esperar se o pessoal da recepção estiver ao telefone com um fornecedor ou cliente. Um supervisor de recepção também considerará benéfico que seu pessoal atenda o telefone com um sorriso, pois as pessoas do outro lado da linha podem ouvir o sorriso em sua voz, o que ajuda a melhorar os relacionamentos comerciais. A melhor maneira de os supervisores da recepção garantirem que seu pessoal esteja atendendo corretamente ao telefone é educá-los e treiná-los completamente.

Os supervisores das mesas da frente devem garantir que seu pessoal se vista adequadamente. O tipo mais adequado de vestuário é aquele que imita a cultura do negócio. Como existem muitos tipos diferentes de setores que incluem empresas com recepção, cada setor geralmente possui um código de vestuário diferente dos outros. Por exemplo, um consultório médico geralmente exige que o pessoal use jaleco, mas o escritório da escola geralmente exige que o pessoal use caqui e camisa de botão.

Todos os supervisores da recepção devem poder gerenciar efetivamente seu tempo e espaço de trabalho, pois isso ajuda a otimizar a eficiência operacional. Ao identificar desperdiçadores de tempo diários e como evitá-los, um supervisor pode aumentar extremamente os níveis de produtividade do tempo de trabalho. O supervisor deve ser capaz de manter as áreas da recepção organizadas e arrumadas, o que ajuda utilizando ferramentas relacionadas à organização do espaço. A maioria dos supervisores da recepção achará muito útil organizar todos os arquivos dos clientes de maneira eletrônica. Isso ajuda a reduzir as bagunças de papel, que geralmente contribuem para que a recepção pareça muito desarrumada.

O pessoal da recepção normalmente lida com muito estresse diariamente. Os supervisores da recepção se beneficiam ao fornecer ao seu pessoal técnicas para aliviar o estresse, especialmente quando se trata de lidar com clientes rudes. Uma linha aberta de comunicação deve sempre ser deixada entre o supervisor da recepção e seu pessoal, pois isso permite que o pessoal desabafe quando situações estressantes surgem.