Jaké jsou nejlepší tipy pro vedoucího recepce?
S malým množstvím výzkumu najdou vedoucí pracovníci recepce řadu různých tipů týkajících se toho, jak mohou účinně plnit své pracovní povinnosti. Většina tipů se týká odpovědi na telefon, nošení vhodného oblečení, správy pracovního času a pracovního prostoru a další. Vzhledem k tomu, že zákazníci při vstupu do areálu obvykle komunikují s recepcí firmy, je důležité, aby byla tato oblast pod dohledem. Dozorci na recepci mohou dbát na tipy, aby se ujistili, že recepce jejich zaměstnavatele je uspořádána a funguje přátelsky a efektivně.
Vedoucí recepce by měl jít příkladem, který zahrnuje vyhýbání se osobním telefonním hovorům, pokud to není nouzové. Mnoho podniků má zavedeno přísné zásady týkající se osobních telefonních hovorů, a pokud ne, měl by je vytvořit vedoucí recepce. V rámci této politiky by mělo být vyžadováno, aby byli hostující hosty zdvořile požádáni, aby se posadili, dokud na ně nebudou moci čekat, pokud jsou zaměstnanci recepce telefonicky s prodejcem nebo zákazníkem. Vedoucí recepce bude mít také pocit, že jeho zaměstnanci odpoví na telefon s úsměvem, protože lidé na druhém konci uslyší úsměv v hlase, což pomáhá zlepšit obchodní vztahy. Nejlepším způsobem, jak mohou pracovníci dozoru zajistit, aby jejich pracovníci správně odpovídali na telefon, je důkladně je vzdělávat a školit.
Dohlížející na přední stoly by se měli ujistit, že se jejich personál náležitě obléká. Nejvhodnějším typem oděvů je ten, který napodobuje kulturu podnikání. Protože existuje mnoho různých typů průmyslových odvětví, která zahrnují podniky s recepcí, má každý průmysl obvykle oděvní kód odlišný od ostatních. Například lékařská ordinace obvykle vyžaduje, aby personál nosil křoviny, ale školní kancelář obvykle vyžaduje, aby personál nosil khaki a knoflíkovou košili.
Všichni vedoucí pracovníci na recepci by měli být schopni efektivně řídit svůj pracovní čas a pracovní prostor, protože to pomáhá optimalizovat provozní efektivitu. Díky identifikaci plýtvání denním časem a tomu, jak se jim vyhnout, může supervizor extrémně zvýšit úroveň produktivity pracovní doby. Dohlížitel musí být schopen udržovat recepci organizovanou a uklizenou, což pomáhá pomocí nástrojů souvisejících s organizací vesmíru. Většina orgánů dohledu na recepci považuje za velmi užitečné uspořádat všechny soubory zákazníků elektronicky. To pomáhá snížit počet papírových nepořádků, které často přispívají k tomu, že recepce vypadá velmi nepořádně.
Personál na recepci se obvykle vypořádává s velkým stresem denně. Dozorčí pracovníci na recepci těží z toho, že svým zaměstnancům poskytují techniky na zmírnění stresu, zejména pokud se týkají jednání s hrubými zákazníky. Mezi vedoucím recepce a jeho personálem by měla být vždy ponechána otevřená komunikační komunikace, protože to umožňuje personálu ventilovat v případě stresových situací.