Jakie są najlepsze wskazówki dla przełożonego recepcji?
Przy niewielkiej liczbie badań nadzorcy recepcji znajdą szereg różnych wskazówek dotyczących tego, jak mogą skutecznie wykonać swoje obowiązki zawodowe. Większość wskazówek dotyczy odbierania telefonu, noszenia odpowiedniej odzieży, zarządzania czasem pracy i przestrzeni pracy i nie tylko. Ponieważ klienci na ogół wchodzą w interakcje z recepcją firmy po wejściu na siedzibę, ważne jest, aby obszar ten był dobrze nadzorowany. Uważając na wskazówki, nadzorcy recepcji mogą upewnić się, że recepcja ich pracodawcy jest zorganizowana i działająca w przyjazny i wydajny sposób.
Nadzorca recepcji powinien prowadzić przykład, co obejmuje unikanie osobistego połączeń telefonicznych, chyba że jest to nagły wypadek. Wiele firm ma ścisłe zasady dotyczące osobistych połączeń telefonicznych, a jeśli nie, nadzorca recepcji powinien je utworzyć. W ramach tej polityki powinno być wymagane, aby goście uprzejmie proszeni o zajęcie miejsca, dopóki nie będą mogli czekać, jeśli perso recepcjiNnel rozmawia przez telefon z dostawcą lub klientem. Kierownik recepcji uznaje również, że jego personel jest korzystny, aby odbierać telefon z uśmiechem, ponieważ ludzie na drugim końcu usłyszą uśmiech w głosie, co pomaga poprawić relacje biznesowe. Najlepszym sposobem dla nadzorców recepcji, aby upewnić się, że ich personel prawidłowo odbiera telefon, jest dokładne edukacja i szkolenie.
Nadzorcy biurków powinni upewnić się, że ich personel odpowiednio się ubierał. Najbardziej odpowiedni rodzaj stroju to ten, który naśladuje kulturę firmy. Ponieważ istnieje wiele różnych rodzajów branż, które obejmują firmy z recepcją, każda branża zwykle ma kodeks ubioru różniący się od innych. Na przykład biuro medyczne zwykle wymaga personelu noszenia zarośli, ale biuro szkolne zwykle wymaga od personelu noszenia khakis i guziki shirt.
Wszyscy nadzorcy recepcji powinni być w stanie skutecznie zarządzać czasem pracy i przestrzenią pracy, ponieważ pomaga to zoptymalizować wydajność operacyjną. Identyfikując codzienne czasy czasowe i ich unikanie, przełożony może wyjątkowo zwiększyć poziom wydajności czasu pracy. Przełożony musi być w stanie utrzymać zorganizowane i uporządkowane obszary recepcji, co pomaga poprzez wykorzystanie narzędzi związanych z organizacją kosmiczną. Większość nadzorców recepcji będzie bardzo pomocna w organizowaniu wszystkich plików klientów w sposób elektroniczny. Pomaga to ograniczyć papierowe bałagany, które często przyczyniają się do recepcji, wyglądającej bardzo nieporządkowo.
Personel recepcji zwykle codziennie zajmuje się dużym stresem. Nadzorcy recepcji korzystają z dostarczania personelu technik łagodzenia stresu, szczególnie gdy dotyczy to radzenia sobie z niegrzecznymi klientami. Otwarta linia komunikacji powinna być zawsze pozostawiona między nadzorcą recepcji a jego personelem, jako wszystkoOWS personel do odpowietrzania, gdy pojawiają się stresujące sytuacje.