Jakie są najlepsze wskazówki dla kierownika recepcji?
Po przeprowadzeniu niewielkiej liczby badań osoby nadzorujące w recepcji znajdą szereg różnych wskazówek dotyczących skutecznego wykonywania obowiązków. Większość wskazówek dotyczy odbierania telefonu, noszenia odpowiedniej odzieży, zarządzania czasem pracy i przestrzenią roboczą itp. Ponieważ klienci zazwyczaj wchodzą w interakcje z recepcją firmy po wejściu do lokalu, bardzo ważne jest, aby obszar ten był dobrze nadzorowany. Kierując się wskazówkami, kierownicy recepcji mogą upewnić się, że recepcja pracodawcy jest zorganizowana i działa w przyjazny i skuteczny sposób.
Kierownik recepcji powinien dawać przykład, co obejmuje unikanie wykonywania osobistych połączeń telefonicznych, chyba że jest to nagły wypadek. W wielu firmach obowiązują ścisłe zasady dotyczące osobistych połączeń telefonicznych, a jeśli nie, to powinien je opracować kierownik recepcji. W ramach tej zasady należy wymagać, aby wchodzący goście byli uprzejmie proszeni o zajęcie miejsca, dopóki nie będzie można poczekać, jeśli personel recepcji rozmawia przez telefon ze sprzedawcą lub klientem. Kierownik recepcji uzna również za korzystne, aby jego personel odbierał telefon z uśmiechem, ponieważ ludzie po drugiej stronie mogą usłyszeć ten uśmiech w głosie, co pomaga wzmocnić relacje biznesowe. Najlepszym sposobem dla kierowników recepcji, aby upewnić się, że ich pracownicy prawidłowo odbierają telefon, jest dokładne ich szkolenie i przeszkolenie.
Kierownicy przednich biur powinni upewnić się, że ich personel odpowiednio się ubiera. Najbardziej odpowiedni rodzaj stroju to taki, który imituje kulturę biznesu. Ponieważ istnieje wiele różnych rodzajów branż, w tym firmy z recepcją, każda branża zwykle ma inny kod ubioru niż inne. Na przykład biuro medyczne zwykle wymaga od personelu noszenia szorowania, ale biuro szkolne zwykle wymaga od personelu noszenia khakich i koszuli zapinanej na guziki.
Wszyscy przełożeni recepcji powinni być w stanie skutecznie zarządzać swoim czasem pracy i przestrzenią roboczą, ponieważ pomaga to zoptymalizować wydajność operacyjną. Identyfikując codzienne straty czasu i sposoby ich uniknięcia, przełożony może wyjątkowo zwiększyć poziomy produktywności czasu pracy. Kierownik musi być w stanie utrzymać uporządkowane i uporządkowane obszary recepcji, co pomaga, wykorzystując narzędzia związane z organizacją przestrzeni kosmicznej. Większość osób nadzorujących w recepcji uzna, że bardzo pomocne jest uporządkowanie wszystkich plików klientów w formie elektronicznej. Pomaga to ograniczyć liczbę papierowych bałaganów, które często sprawiają, że recepcja wygląda bardzo niechlujnie.
Personel recepcji zazwyczaj codziennie zmaga się ze stresem. Kierownicy recepcji czerpią korzyści z zapewniania swoim pracownikom technik zmniejszania stresu, zwłaszcza gdy dotyczą one nieuprzejmie klientów. Zawsze należy pozostawić otwartą linię komunikacyjną między przełożonym recepcji a jego personelem, ponieważ pozwala to pracownikom odpowiedzieć w przypadku wystąpienia stresujących sytuacji.