Hva er de beste tipsene for en veileder i resepsjonen?
Med en liten mengde forskning vil veilederne i resepsjonen finne en rekke forskjellige tips som angår hvordan de effektivt kan fullføre sine arbeidsoppgaver. De fleste tipsene angår å svare på telefonen, bruke passende klær, administrere arbeidstid og arbeidsplass og mer. Siden kunder generelt samhandler med en forretningsresepsjon når de kommer inn i lokalene, er det viktig at dette området blir godt overvåket. Ved å følge tips, kan veiledere i resepsjonen sørge for at arbeidsgivers resepsjon er organisert og opererer på en vennlig og effektiv måte.
En veileder i resepsjonen bør føre et eksempel, som inkluderer å unngå å ringe personlige telefonsamtaler med mindre det er en nødsituasjon. Mange virksomheter har en streng policy angitt om personlige telefonsamtaler, og hvis de ikke gjør det, bør en veileder i resepsjonen opprette en. Innenfor denne policyen må det kreves at walk-in-gjester høflig blir bedt om å ta plass til de kan vente på om resepsjonspersonalet er på telefon med en leverandør eller kunde. En leder i resepsjonen vil også synes det er gunstig å få sitt personell til å svare på telefonen med et smil, ettersom folk i den andre enden kan høre smilet i stemmen sin, noe som bidrar til å forbedre forretningsforholdene. Den beste måten for tilsynsledere i resepsjonen å sikre at deres personell svarer riktig på telefonen, er å utdanne og trene dem grundig.
Tilsyn med frontbordene skal sørge for at personellet kler seg på riktig måte. Den mest passende antrekket er en som etterligner kulturen i virksomheten. Siden det er mange forskjellige typer bransjer som inkluderer virksomheter med resepsjon, har hver bransje vanligvis en kleskode som skiller seg fra andre. For eksempel krever et legekontor vanligvis personell til å ha på seg skrubber, men et skolekontor krever vanligvis at personell bruker khakier og en skjorte med knapper.
Alle veiledere i resepsjonen skal kunne styre arbeidstiden sin og arbeidsområdet effektivt, da dette bidrar til å optimalisere driftseffektiviteten. Ved å identifisere daglige tidsspillere og hvordan du kan unngå dem, kan en veileder ekstremt øke produktiviteten i arbeidstiden. Veileder må kunne holde resepsjonens områder organisert og ryddige, noe som hjelper ved å bruke verktøy relatert til romorganisasjon. De fleste veiledere i resepsjonen vil synes det er veldig nyttig å organisere alle kundefiler på en elektronisk måte. Dette bidrar til å kutte ned på papirmessige ting som ofte bidrar til at resepsjonen ser veldig uryddig ut.
Personalet i resepsjonen takler normalt mye stress på daglig basis. Veiledere i resepsjonen har godt av å gi personell deres stressavlastende teknikker, spesielt når det gjelder å håndtere uhøflige kunder. Det må alltid være en åpen kommunikasjonslinje mellom en resepsjonist og hans eller hennes personell, da dette gjør det mulig for personell å lufte seg når belastende situasjoner oppstår.