Was sind die besten Tipps für einen Front Desk Supervisor?
Mit ein wenig Recherche finden die Vorgesetzten an der Rezeption eine Reihe verschiedener Tipps, wie sie ihre Arbeit effektiv erledigen können. Die meisten Tipps beziehen sich auf den Anrufbeantworter, das Tragen geeigneter Kleidung, das Verwalten von Arbeitszeit und Arbeitsbereich und vieles mehr. Da Kunden in der Regel beim Betreten der Räumlichkeiten mit der Rezeption eines Unternehmens interagieren, ist es wichtig, dass dieser Bereich gut überwacht wird. Durch die Beachtung von Trinkgeldern können die Vorgesetzten an der Rezeption sicherstellen, dass die Rezeption ihres Arbeitgebers freundlich und effizient organisiert ist und funktioniert.
Ein Vorgesetzter an der Rezeption sollte mit gutem Beispiel vorangehen, einschließlich der Vermeidung persönlicher Anrufe, es sei denn, es handelt sich um einen Notfall. In vielen Unternehmen gelten strenge Richtlinien für persönliche Anrufe. Andernfalls sollte ein Vorgesetzter an der Rezeption eine Richtlinie erstellen. Im Rahmen dieser Richtlinie sollte es erforderlich sein, dass Gäste, die das Gebäude betreten, höflich gebeten werden, Platz zu nehmen, bis sie gewartet werden können, wenn das Personal an der Rezeption mit einem Verkäufer oder Kunden telefoniert. Ein Vorgesetzter an der Rezeption wird es auch als vorteilhaft empfinden, wenn sein oder ihr Personal das Telefon mit einem Lächeln beantwortet, da die Leute am anderen Ende das Lächeln in ihrer Stimme hören können, was zur Verbesserung der Geschäftsbeziehungen beiträgt. Der beste Weg für die Vorgesetzten an der Rezeption, um sicherzustellen, dass ihr Personal den Anruf richtig beantwortet, besteht darin, sie gründlich zu schulen und zu schulen.
Vorgesetzte an der Rezeption sollten sicherstellen, dass ihr Personal angemessen gekleidet ist. Die am besten geeignete Art der Kleidung ist eine, die die Kultur des Unternehmens imitiert. Da es viele verschiedene Arten von Branchen gibt, zu denen Unternehmen mit einer Rezeption gehören, unterscheidet sich jede Branche in der Regel durch eine andere Kleiderordnung. Zum Beispiel erfordert eine Arztpraxis in der Regel, dass Personal Peelings trägt, während in einer Schulpraxis in der Regel Personal Khakis und ein Hemd mit Knöpfen trägt.
Alle Vorgesetzten an der Rezeption sollten in der Lage sein, ihre Arbeitszeit und ihren Arbeitsbereich effektiv zu verwalten, da dies zur Optimierung der betrieblichen Effizienz beiträgt. Indem ein Vorgesetzter die täglichen Zeitverschwender identifiziert und weiß, wie sie vermieden werden können, kann er die Arbeitszeitproduktivität erheblich steigern. Der Vorgesetzte muss in der Lage sein, die Bereiche an der Rezeption organisiert und aufgeräumt zu halten, was durch den Einsatz von Tools im Zusammenhang mit der Raumordnung erleichtert wird. Die meisten Rezeptionisten werden es als sehr hilfreich empfinden, alle Kundenakten auf elektronische Weise zu organisieren. Auf diese Weise können Sie Papierprobleme vermeiden, die häufig dazu führen, dass die Rezeption sehr unordentlich aussieht.
Das Personal an der Rezeption ist normalerweise täglich mit viel Stress konfrontiert. Vorgesetzte an der Rezeption profitieren davon, dass sie ihren Mitarbeitern Techniken zum Stressabbau an die Hand geben, insbesondere wenn es um den Umgang mit unhöflichen Kunden geht. Zwischen einem Vorgesetzten an der Rezeption und seinem Personal sollte immer eine offene Kommunikationslinie bestehen, damit das Personal in Stresssituationen entlüften kann.