Was ist die Lieferantenregistrierung?
Bei der Lieferantenregistrierung werden wichtige Informationen von externen Lieferanten von Waren und Dienstleistungen gesammelt und in ein System eingegeben, um die Beziehung zu verwalten. Das verwendete Registrierungssystem ist in der Regel elektronisch oder internetbasiert, kann jedoch über einen Papierprozess abgewickelt werden. Die Registrierung dient als Schwellenwert für die Trennung von Anbietern, die zugelassen sind, von Anbietern, die nicht zugelassen sind.
Unternehmen, Institutionen und Regierungen nutzen externe Anbieter, um die benötigten Waren und Dienstleistungen bereitzustellen, die den Betrieb oder die Produktion unterstützen. Anbieter sind ein wesentliches Glied in der Lieferkette und erfordern ein Management. Als externe Partei muss ein Anbieter überprüft werden, um Qualifikationen und Erfahrungen zu ermitteln, bevor er als zuverlässiger Lieferant gelten kann.
Jeder potenzielle Kunde hat seine eigenen Betriebsstandards, die den Lieferantenqualifizierungsprozess bestimmen. Einige Kunden können mit vertraulichen Informationen umgehen oder mit hochkarätigen Kunden interagieren. Andere Kunden können mit gefährdeten Bevölkerungsgruppen umgehen, für die eine Lizenz oder eine Hintergrundfreigabe erforderlich ist. Anbieter müssen die vom Kunden oder der Branche des Kunden festgelegten Standards erfüllen, und die Einhaltung von Standards muss häufig im Laufe der Beziehung verwaltet werden.
Die Registrierung ist einer der ersten Schritte im Lieferantenmanagement. Jeder Anbieter, der Waren oder Dienstleistungen bereitstellen möchte, muss eine Standardinformation bereitstellen. Diese Informationen werden auf Vollständigkeit und Einhaltung der Anforderungen überprüft und in ein System eingegeben. Das System wird dann dem Beschaffungspersonal des Kunden oder anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt, damit diese wissen, welche Lieferanten auf der genehmigten Liste stehen, um auf Opportunities zu bieten.
Die meisten großen Institutionen und staatlichen Stellen, die eine große Anzahl von Anbietern verwenden, verfügen über ein offizielles Registrierungssystem. Die Vereinten Nationen und die US-Regierung haben beispielsweise Anbieterregistrierungsportale, die auf dem Internet basieren. Wer diesen Unternehmen Waren oder Dienstleistungen liefern möchte, muss sich über das Online-System registrieren lassen. Der Registrierungsprozess ermöglicht es diesen Unternehmen, ihre Beziehungen zu Dritten zu verwalten, insbesondere im Hinblick auf Kommunikation und Compliance.
Für einen typischen Registrierungsprozess eines Anbieters sind die Kontaktinformationen des Anbieters erforderlich. In einem einfachen Registrierungssystem sind möglicherweise nur Kontaktinformationen erforderlich. Komplexere Systeme, bei denen die Erstprüfung in den Prozess integriert wurde, erfordern zusätzliche Eingaben. Ein solches System fordert auch Nachweise über die Qualifikationen des Anbieters an, einschließlich Erfahrung, Ausbildung, Lizenzierung und Zertifizierungen in der Vergangenheit, und fordert möglicherweise Nachweise an, die als zusätzliche Dokumentation beigefügt oder eingesandt werden. Ein Anbieter muss möglicherweise Geschäftsreferenzen vorlegen und verschiedene Zusicherungen elektronisch unterzeichnen.
Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass bei einigen Lieferantenregistrierungssystemen Lieferanten auch Bereiche von funktionalem Interesse angeben können. Einige große Unternehmen verfügen über Möglichkeiten für Anbieter in einer Vielzahl von operativen Bereichen. Eine Auswahl, die während der Registrierung getroffen wurde, ermöglicht es dem Kunden, den Anbieter zu kategorisieren, und erleichtert auch die segmentierte Kommunikation. Der Kunde kann eine Untergruppe von Anbietern benachrichtigen, wenn sich geeignete Gelegenheiten ergeben, die seinem Spezialgebiet entsprechen.