Vad är leverantörsregistrering?
Leverantörsregistrering är processen för att samla in nyckelinformation från externa leverantörer av varor och tjänster och mata in den informationen i ett system för att hantera relationen. Registreringssystemet som används är vanligtvis elektroniskt eller internetbaserat, men kan hanteras genom en pappersprocess. Registrering används som tröskelkrav för att separera leverantörer som är berättigade leverantörer och de som inte är det.
Företag, institutioner och myndigheter använder externa leverantörer för att leverera nödvändiga varor och tjänster som stöder verksamhet eller produktion. Leverantörer är en integrerad länk i leveranskedjan och kräver hantering. Som en extern part måste en leverantör kontrolleras för att fastställa kvalifikationer och erfarenhet innan han kan betraktas som en pålitlig leverantör.
Varje potentiell kund har sina egna operativa standarder som driver leverantörens kvalificeringsprocess. Vissa kunder kan hantera konfidentiell information eller interagera med högprofilerade kunder. Andra kunder kan ta itu med utsatta befolkningar som kräver licensiering eller bakgrundstillstånd. Leverantörer måste uppfylla de standarder som fastställts av klienten eller kundens bransch, och efterlevnaden av standarder måste ofta hanteras under relationen.
Registrering är ett av de första stegen i leverantörshantering. Det kräver att varje leverantör som vill tillhandahålla varor eller tjänster ska leverera en standardinformation. Denna information är kontrollerad för fullständighet och efterlevnad av krav och ingår i ett system. Systemet görs sedan tillgängligt för kundens upphandlingspersonal eller andra anställda så att de vet vilka leverantörer som finns på den godkända listan för att bjuda på möjligheter.
De flesta större institutioner och statliga enheter som använder en stor mängd leverantörer har ett officiellt registreringssystem på plats. FN och den amerikanska regeringen har till exempel portaler för leverantörsregistrering som är internetbaserade. Alla som vill leverera varor eller tjänster till dessa enheter måste registrera sig via onlinesystemet. Registreringsprocessen gör det möjligt för dessa enheter att hantera sina relationer med tredje parter, särskilt när det gäller kommunikation och efterlevnad.
En typisk leverantörsregistreringsprocess kräver leverantörens kontaktinformation. I ett enkelt registreringssystem kan kontaktinformation vara allt som behövs. Mer komplexa system som har integrerat initial vetting i processen kommer att kräva ytterligare input. Ett sådant system kommer också att begära bevis på säljarens kvalifikationer, inklusive tidigare erfarenhet, utbildning, licensiering och certifieringar, och kan begära att bevis bifogas eller skickas in som ytterligare dokumentation. En leverantör kan behöva lämna affärsreferenser och elektroniskt underteckna olika försäkringar.
Som en extra fördel tillåter vissa leverantörsregistreringssystem även leverantörer att ange områden med funktionellt intresse. Vissa större enheter har leverantörsmöjligheter inom ett brett spektrum av operativa områden. Ett urval som gjorts under registreringen gör att klienten kan kategorisera leverantören och underlättar också segmenterad kommunikation. Klienten kan meddela en undergrupp av leverantörer när lämpliga möjligheter som uppfyller deras specialområde uppstår.