Wat is leveranciersregistratie?
Leveranciersregistratie is het proces van het verzamelen van belangrijke informatie van externe leveranciers van goederen en diensten en het invoeren van die informatie in een systeem om de relatie te beheren. Het gebruikte registratiesysteem is meestal elektronisch of op internet gebaseerd, maar kan via een papieren proces worden afgehandeld. Registratie wordt gebruikt als drempelvereiste om leveranciers die in aanmerking komende leveranciers zijn en degenen die dat niet zijn, te scheiden.
Bedrijven, instellingen en overheden gebruiken externe leveranciers om de benodigde goederen en diensten te leveren die activiteiten of productie ondersteunen. Leveranciers zijn een integrale schakel in de supply chain en vereisen beheer. Als externe partij moet een verkoper worden doorgelicht om kwalificaties en ervaring vast te stellen voordat hij als een betrouwbare leverancier kan worden beschouwd.
Elke potentiële klant heeft zijn eigen operationele normen die het kwalificatieproces van de leverancier aansturen. Sommige klanten kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie of communiceren met spraakmakende klanten. Andere klanten kunnen te maken hebben met kwetsbare populaties waarvoor een vergunning of achtergrondklaring vereist is. Verkopers moeten voldoen aan de normen die door de klant of de industrie van de klant zijn vastgesteld, en naleving van normen moet vaak in de loop van de relatie worden beheerd.
Registratie is een van de eerste stappen in leveranciersbeheer. Het vereist van elke verkoper die goederen of diensten wil leveren, een standaardinformatiepakket aan te leveren. Deze informatie wordt gecontroleerd op volledigheid en conformiteit met de vereisten en ingevoerd in een systeem. Het systeem wordt vervolgens beschikbaar gesteld aan het inkooppersoneel van de klant of andere medewerkers, zodat zij weten welke leveranciers op de goedgekeurde lijst staan om op kansen te bieden.
De meeste grote instellingen en overheidsinstanties die een groot aantal leveranciers gebruiken, hebben een officieel registratiesysteem. De Verenigde Naties en de Amerikaanse overheid hebben bijvoorbeeld leveranciersregistratieportals die op internet zijn gebaseerd. Iedereen die goederen of diensten aan deze entiteiten wil leveren, moet zich registreren via het online systeem. Het registratieproces stelt deze entiteiten in staat om hun relatie met derden te beheren, met name met betrekking tot communicatie en compliance.
Voor een typisch registratieproces van de leverancier zijn de contactgegevens van de leverancier vereist. In een eenvoudig registratiesysteem is mogelijk alleen contactinformatie nodig. Complexere systemen die een initiële controle in het proces hebben geïntegreerd, vereisen extra invoer. Een dergelijk systeem zal ook om bewijs van de kwalificaties van de verkoper vragen, inclusief ervaringen uit het verleden, opleiding, licenties en certificeringen, en kan vragen om bewijs als bijlage bij te voegen of in te sturen als aanvullende documentatie. Een verkoper moet mogelijk zakelijke referenties verstrekken en elektronisch verschillende garanties ondertekenen.
Als bijkomend voordeel kunnen sommige leveranciersregistratiesystemen leveranciers ook in staat stellen gebieden van functioneel belang aan te geven. Sommige grote entiteiten hebben mogelijkheden voor leveranciers in een breed scala van operationele gebieden. Een selectie gemaakt tijdens de registratie stelt de klant in staat de verkoper te categoriseren en vergemakkelijkt ook gesegmenteerde communicatie. De klant kan een subset van leveranciers op de hoogte stellen wanneer zich passende kansen voordoen die aansluiten op hun vakgebied.