Hva er leverandørregistrering?
Registrering av leverandører er prosessen med å samle nøkkelinformasjon fra eksterne leverandører av varer og tjenester og legge inn den informasjonen i et system for å administrere forholdet. Registreringssystemet som brukes er vanligvis elektronisk eller Internett-basert, men kan håndteres gjennom en papirprosess. Registrering brukes som terskelkrav for å skille leverandører som er kvalifiserte leverandører og de som ikke er det.
Bedrifter, institusjoner og myndigheter bruker eksterne leverandører til å levere nødvendige varer og tjenester som støtter drift eller produksjon. Selgere er en integrert lenke i forsyningskjeden og krever styring. Som en tredjepart må en leverandør kontrolleres for å etablere kvalifikasjoner og erfaring før han kan betraktes som en pålitelig leverandør.
Hver potensielle klient har sine egne driftsstandarder som driver leverandørens kvalifiseringsprosess. Noen klienter kan håndtere konfidensiell informasjon eller samhandle med høyprofilerte kunder. Andre klienter kan håndtere sårbare befolkninger som krever lisensiering eller bakgrunnsklarering. Leverandører må oppfylle standardene som er satt av klienten eller kundens bransje, og overholdelse av standarder må ofte styres i løpet av forholdet.
Registrering er et av de første trinnene i leverandøradministrasjon. Det krever at enhver leverandør som ønsker å levere varer eller tjenester, skal levere en standard informasjonskifer. Denne informasjonen er kontrollert for fullstendighet og overholdelse av krav og inngått i et system. Systemet blir deretter gjort tilgjengelig for kundens anskaffelsesmedarbeidere eller andre ansatte, slik at de vet hvilke leverandører som er på den godkjente listen for å by på muligheter.
De fleste store institusjoner og statlige enheter som bruker en stor mengde leverandører har et offisielt registreringssystem. FN og den amerikanske regjeringen har for eksempel leverandørregistreringsportaler som er internettbaserte. Alle som ønsker å levere varer eller tjenester til disse enhetene, må registrere seg via det elektroniske systemet. Registreringsprosessen gjør at disse enhetene kan administrere sitt forhold til tredjepart, spesielt med tanke på kommunikasjon og etterlevelse.
En typisk leverandørregistreringsprosess vil kreve leverandørens kontaktinformasjon. I et enkelt registreringssystem kan kontaktinformasjon være alt du trenger. Mer komplekse systemer som har integrert innledende vetting i prosessen vil kreve ytterligere innspill. Et slikt system vil også be om bevis for leverandørens kvalifikasjoner, inkludert erfaring fra tidligere, utdanning, lisensiering og sertifiseringer, og kan be om bevis som vedlegges eller sendes inn som tilleggsdokumentasjon. En leverandør kan være nødt til å oppgi forretningsreferanser og elektronisk signere forskjellige forsikringer.
Som en ekstra fordel vil noen leverandørregistreringssystemer også tillate leverandører å indikere områder med funksjonell interesse. Noen større enheter har leverandørmuligheter på et bredt spekter av driftsområder. Et valg gjort under registrering lar klienten kategorisere leverandøren og letter også segmentert kommunikasjon. Klienten kan varsle en undergruppe av leverandører når passende muligheter som oppfyller deres spesialområde.