¿Qué es el registro de proveedores?
El registro del proveedor es el proceso de recopilar información clave de proveedores externos de bienes y servicios e ingresar esa información en un sistema para administrar la relación. El sistema de registro utilizado es típicamente electrónico o basado en Internet, pero se puede manejar a través de un proceso en papel. El registro se utiliza como un requisito umbral para separar a los proveedores que son proveedores elegibles y aquellos que no lo son.
Las empresas, las instituciones y los gobiernos usan a los proveedores externos para proporcionar bienes y servicios necesarios que respalden las operaciones o la producción. Los proveedores son un enlace integral en la cadena de suministro y requieren gestión. Como parte externa, se debe examinar un proveedor para establecer calificaciones y experiencia antes de que pueda ser considerado un proveedor confiable.
Cada cliente potencial tiene sus propios estándares operativos que impulsan el proceso de calificación del proveedor. Algunos clientes pueden manejar información confidencial o interactuar con clientes de alto perfil. Otros clientes pueden tratar con VPoblaciones ultnerables que requieren licencia o autorización de antecedentes. Los proveedores deben cumplir con los estándares establecidos por el cliente o la industria del cliente, y el cumplimiento de los estándares a menudo debe administrarse en el curso de la relación.
El registro es uno de los primeros pasos en la gestión de proveedores. Requiere que cualquier proveedor que desee proporcionar bienes o servicios para proporcionar una lista de información estándar. Esta información se examina para la integridad y el cumplimiento de los requisitos y se ingresa en un sistema. Luego, el sistema se pone a disposición del personal de adquisición del cliente u otros empleados para que sepan qué proveedores están en la lista aprobada para ofertar por oportunidades.
La mayoría de las principales instituciones y entidades gubernamentales que utilizan una gran cantidad de proveedores tienen un sistema de registro oficial. Las Naciones Unidas y el Gobierno de los Estados Unidos, por ejemplo, tienen portales de registro de proveedores que son yoNternet basado en. Cualquier persona que quiera suministrar bienes o servicios a estas entidades debe registrarse a través del sistema en línea. El proceso de registro permite a estas entidades gestionar su relación con terceros, particularmente con respecto a la comunicación y el cumplimiento.
Un proceso de registro de proveedores típico requerirá la información de contacto del proveedor. En un sistema de registro simple, la información de contacto puede ser todo lo que se necesita. Los sistemas más complejos que tienen una verificación inicial integrada en el proceso requerirán entrada adicional. Dicho sistema también solicitará evidencia de las calificaciones del proveedor, incluida la experiencia pasada, la educación, la licencia y las certificaciones, y podría solicitar que se adjunten o envíen pruebas como documentación adicional. Un proveedor podría tener que proporcionar referencias comerciales y firmar electrónicamente varias garantías.
Como beneficio adicional, algunos sistemas de registro de proveedores también permitirán a los proveedores indicar áreas de interés funcional. EntoncesLas entidades principales de ME tienen oportunidades de proveedores en una amplia gama de áreas operativas. Una selección realizada durante el registro permite al cliente clasificar al proveedor y también facilita la comunicación segmentada. El cliente puede notificar a un subconjunto de proveedores cuando surgen oportunidades apropiadas que cumplan su área de especialidad.