Qu'est-ce que l'enregistrement du vendeur?
L'enregistrement d'un fournisseur consiste à collecter des informations clés auprès de fournisseurs externes de biens et de services et à les saisir dans un système permettant de gérer la relation. Le système d’enregistrement utilisé est généralement électronique ou sur Internet, mais peut être traité par un processus papier. L'enregistrement est utilisé comme seuil pour séparer les fournisseurs qui sont des fournisseurs éligibles et ceux qui ne le sont pas.
Les entreprises, les institutions et les gouvernements ont recours à des fournisseurs externes pour fournir les biens et services nécessaires à la production ou aux opérations. Les fournisseurs font partie intégrante de la chaîne d'approvisionnement et nécessitent une gestion. En tant que partie externe, un fournisseur doit être contrôlé pour établir ses qualifications et son expérience avant de pouvoir être considéré comme un fournisseur fiable.
Chaque client potentiel a ses propres normes opérationnelles qui guident le processus de qualification des fournisseurs. Certains clients peuvent gérer des informations confidentielles ou interagir avec des clients de haut niveau. D'autres clients peuvent traiter avec des populations vulnérables nécessitant une licence ou une vérification des antécédents. Les fournisseurs doivent respecter les normes définies par le client ou son secteur, et le respect de ces normes doit souvent être géré tout au long de la relation.
L'inscription est l'une des premières étapes de la gestion des fournisseurs. Tout fournisseur souhaitant fournir des biens ou des services doit fournir une liste d’informations standard. Ces informations sont vérifiées pour leur exhaustivité et leur conformité aux exigences, puis entrées dans un système. Le système est ensuite mis à la disposition du personnel des achats du client ou d'autres employés afin qu'ils sachent quels fournisseurs figurent sur la liste des offres approuvées.
La plupart des grandes institutions et entités gouvernementales qui font appel à un grand nombre de fournisseurs disposent d’un système d’enregistrement officiel. Les Nations Unies et le gouvernement des États-Unis, par exemple, ont des portails d’enregistrement des fournisseurs basés sur Internet. Toute personne souhaitant fournir des biens ou des services à ces entités doit s’inscrire via le système en ligne. Le processus d'enregistrement permet à ces entités de gérer leurs relations avec des tiers, notamment en matière de communication et de conformité.
Un processus d'enregistrement de fournisseur typique nécessitera les informations de contact du fournisseur. Dans un système d'enregistrement simple, les informations de contact peuvent suffire. Des systèmes plus complexes qui ont intégré la validation initiale dans le processus nécessiteront un apport supplémentaire. Un tel système demandera également une preuve des qualifications du fournisseur, y compris une expérience antérieure, une formation, une licence et des certifications, et pourrait demander que la preuve soit jointe ou envoyée en tant que documentation supplémentaire. Un fournisseur peut devoir fournir des références commerciales et signer électroniquement diverses assurances.
Certains systèmes d’enregistrement de fournisseurs permettent également aux fournisseurs d’indiquer des domaines d’intérêt fonctionnel. Certaines grandes entités ont des opportunités de fournisseurs dans un large éventail de domaines opérationnels. Une sélection effectuée lors de l'inscription permet au client de classer le fournisseur par catégorie et facilite également la communication segmentée. Le client peut notifier un sous-ensemble de fournisseurs lorsque des opportunités adaptées à leur domaine de spécialité se présentent.