Quels sont les meilleurs conseils pour un superviseur de la réception?
Avec un peu de recherche, les superviseurs de la réception trouveront un certain nombre de conseils différents sur la manière dont ils peuvent s'acquitter efficacement de leurs tâches. La plupart des astuces concernent la réponse au téléphone, le port de vêtements appropriés, la gestion du temps et de l'espace de travail, etc. Étant donné que les clients interagissent généralement avec la réception d’une entreprise lorsqu’ils entrent dans les locaux, il est essentiel que cette zone soit bien surveillée. En veillant aux pourboires, les superviseurs à la réception peuvent s’assurer que la réception de leur employeur est organisée et fonctionne de manière conviviale et efficace.
Un superviseur à la réception devrait donner l'exemple, notamment en évitant de passer des appels personnels sauf en cas d'urgence. De nombreuses entreprises ont mis en place une politique stricte concernant les appels téléphoniques personnels. Dans le cas contraire, un superviseur de la réception devrait en créer une. Dans le cadre de cette politique, il devrait être demandé aux clients sans rendez-vous de s'asseoir poliment jusqu'à ce qu'on puisse les attendre si le personnel de la réception parle au téléphone avec un vendeur ou un client. Un superviseur de la réception trouvera également bénéfique que son personnel réponde au téléphone avec le sourire, car les personnes à l’autre extrémité peuvent entendre le sourire dans leur voix, ce qui contribue à améliorer les relations commerciales. Le meilleur moyen pour les superviseurs de la réception de s’assurer que leur personnel répond correctement au téléphone est de les renseigner et de les former à fond.
Les superviseurs des guichets avant doivent s'assurer que leur personnel s'habille correctement. Le type de vêtement le plus approprié est celui qui imite la culture de l'entreprise. Puisqu'il existe de nombreux types d'industries incluant des entreprises avec une réception, chaque industrie a généralement un code vestimentaire différent des autres. Par exemple, un cabinet médical exige généralement que le personnel porte un gommage, mais un bureau d'école exige généralement que le personnel porte un kaki et une chemise à boutons.
Tous les superviseurs à la réception doivent être en mesure de gérer efficacement leur temps de travail et leur espace de travail, car cela contribue à optimiser l'efficacité opérationnelle. En identifiant les pertes de temps quotidiennes et les moyens de les éviter, un superviseur peut augmenter considérablement les niveaux de productivité du temps de travail. Le superviseur doit être capable de garder les zones de la réception organisées et bien rangées, ce qui aide en utilisant des outils liés à l'organisation de l'espace. La plupart des superviseurs à la réception trouveront très utile d'organiser tous les fichiers clients de manière électronique. Cela aide à réduire les dégâts de papier qui contribuent souvent à une réception très désordonnée.
Le personnel de la réception doit normalement composer avec beaucoup de stress au quotidien. Les surveillants à la réception ont avantage à fournir à leur personnel des techniques de réduction du stress, en particulier lorsqu'il s'agit de traiter avec des clients impolis. Une ligne de communication ouverte doit toujours être laissée entre un superviseur de la réception et son personnel, car cela permet au personnel de se libérer lorsque des situations stressantes se produisent.