Wat zijn de beste tips voor workflow-implementatie?
Workflow beschrijft de stappen van een proces. In de meeste gevallen wordt de term gebruikt om een werkmodel te beschrijven. Een manager van een verzekeringsmaatschappij die hoopt de efficiëntie te verbeteren, kan bijvoorbeeld de workflow analyseren, inclusief afdelingen waar een claim doorheen gaat, de snelheid waarmee een claim wordt doorlopen en de soepele communicatie tussen verschillende afdelingen. Wanneer een manager de workflow implementeert, introduceert hij of zij een nieuwe procedure in de dagelijkse activiteiten van een organisatie. De beste tips voor workflow-implementatie omvatten normaal een plan of model dat tekortkomingen uit het verleden, de opname van nieuwe technologie en training van werknemers aanpakt.
Om zeker te zijn dat de implementatie van nieuwe workflows de moeite waard is, moet een manager zich eerst bewust zijn van hoe een systeem uit het verleden fout was. In de meeste gevallen is de workflow niet effectief wanneer deze leidt tot verspilling en hogere kosten. Verspilde tijd tussen stadia van een proces, onduidelijke communicatie tussen afdelingen en gegevenssets die elkaar tegenspreken, kunnen symptomen zijn van een defect workflowmodel. Deze problemen vertragen de productie, resulteren in misbruik van arbeid en technologie die niet optimaal wordt gebruikt.
Een manager die workflow-implementatie oefent, moet een lijst maken van bestaande problemen en nagaan waar deze problemen zich in een systeem voordoen. In sommige gevallen kan het maken van nieuwe protocollen het aantal fouten en gevallen van onnauwkeurige informatie verminderen. De efficiëntie van processen kan vaak verbeteren met de introductie van nieuwe technologie.
Een goede tip voor managers die omgaan met complexe processen is om software te introduceren die een geautomatiseerde workflow mogelijk maakt. Voor deze methode van workflow-implementatie moet een manager een procesmodel maken dat hij of zij vervolgens in een computerprogramma kan invoeren. Met de meeste software hebben gebruikers toegang tot sjabloondocumenten en kunnen ze interfaces aanpassen aan de behoeften van een organisatie. Geautomatiseerde workflow is vooral nuttig in contexten waarin documenten dag na dag door dezelfde stadia gaan, waardoor een geordende en efficiënte workflow mogelijk is.
Met workflow-implementatie komt de noodzaak om medewerkers op te leiden. Veel managers merken dat de meeste werknemers nieuwe workflowmodellen accepteren als ze moeten begrijpen hoe een nieuw model efficiënter kan zijn dan een oud proces. Sommige werknemers kunnen in het begin resistent zijn, hoewel basistechnieken voor leiderschap en bedrijfsmotivatie vaak effectief kunnen zijn bij het aannemen van nieuwe werkwijzen.
Managers die nieuwe workflowmodellen implementeren, moeten dit langzaam doen, zodat werknemers voldoende tijd hebben om nieuwe technologie te leren. De vaardigheid van werknemers bij het gebruik van nieuwe technologie moet worden beoordeeld voordat de implementatie volledig is. Evenzo moeten nieuwe workflowmodellen vaak op basis van vallen en opstaan worden aangepast. Dit betekent dat een manager kan profiteren van het besturen van een proces in kleinere gebieden en vervolgens de implementatie geleidelijk kan uitbreiden.