Quais são as melhores dicas para implementação de fluxo de trabalho?
O fluxo de trabalho descreve as etapas de um processo. Na maioria dos casos, o termo é usado para descrever um modelo de trabalho. Por exemplo, um gerente de uma companhia de seguros que espera melhorar a eficiência pode analisar o fluxo de trabalho, que inclui departamentos pelos quais uma reclamação passa, a velocidade com que uma reclamação passa e a suavidade da comunicação entre vários departamentos. Quando um gerente pratica a implementação do fluxo de trabalho, ele ou ela está introduzindo um novo procedimento nas operações diárias de uma organização. As melhores dicas para a implementação do fluxo de trabalho normalmente incluem um plano ou modelo que aborda deficiências passadas, a inclusão de novas tecnologias e o treinamento dos funcionários.
Para garantir que a nova implementação do fluxo de trabalho valha a pena, primeiro um gerente deve estar ciente de como um sistema passado era defeituoso. Na maioria dos casos, o fluxo de trabalho não é eficaz quando resulta em desperdício e aumento de custo. O desperdício de tempo entre os estágios de um processo, a comunicação pouco clara entre os departamentos e os conjuntos de dados que se contradizem podem ser sintomas de um modelo de fluxo de trabalho com defeito. Esses problemas diminuem a produção, resultam em trabalho mal utilizado e tecnologia que não é usada para obter o efeito ideal.
Um gerente que pratica a implementação do fluxo de trabalho deve listar os problemas existentes e localizar onde esses problemas estão ocorrendo no sistema. Em alguns casos, a criação de novos protocolos pode reduzir o número de erros e instâncias de informações imprecisas. A eficiência dos processos geralmente pode melhorar com a introdução de novas tecnologias.
Uma boa dica para os gerentes que lidam com processos complexos é a introdução de software que permita fluxo de trabalho automatizado. Esse método de implementação de fluxo de trabalho exige que um gerente crie um modelo de processo que ele ou ela possa inserir em um programa de computador. A maioria dos softwares permite aos usuários acessar documentos de modelo e permite que eles personalizem interfaces para atender às necessidades de uma organização. O fluxo de trabalho automatizado é especialmente útil em contextos nos quais os documentos passam por estágios semelhantes dia após dia, permitindo um fluxo de trabalho ordenado e eficiente.
Com a implementação do fluxo de trabalho, surge a necessidade de treinar funcionários. Muitos gerentes acham que a maioria dos trabalhadores está aceitando novos modelos de fluxo de trabalho se forem feitos para entender como um novo modelo pode ser mais eficiente que um processo antigo. Alguns trabalhadores podem ser resistentes a princípio, embora as técnicas básicas de liderança e motivação comercial frequentemente possam ser eficazes para ajudá-los a adotar novas práticas.
Os gerentes que implementam novos modelos de fluxo de trabalho devem fazê-lo lentamente, permitindo que os funcionários tenham tempo suficiente para aprender novas tecnologias. A proficiência dos funcionários no uso de novas tecnologias deve ser avaliada antes da implementação completa. Da mesma forma, novos modelos de fluxo de trabalho geralmente precisam ser ajustados com base em tentativa e erro. Isso significa que um gerente pode se beneficiar ao pilotar um processo em áreas menores e expandir gradualmente a implementação.