Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące wdrażania przepływu pracy?
Przepływ pracy opisuje etapy procesu. W większości przypadków termin ten służy do opisu modelu pracy. Na przykład menedżer w firmie ubezpieczeniowej, który ma nadzieję na poprawę wydajności, może przeanalizować przepływ pracy, który obejmuje działy, przez które przechodzi roszczenie, szybkość, z jaką roszczenie przechodzi, oraz płynność komunikacji między różnymi działami. Gdy menedżer ćwiczy wdrażanie przepływu pracy, wprowadza nową procedurę do codziennych działań organizacji. Najlepsze wskazówki dotyczące wdrażania przepływu pracy zwykle obejmują plan lub model, który usuwa wcześniejsze niedociągnięcia, włączenie nowych technologii i szkolenie pracowników.
Aby mieć pewność, że warto wdrożyć nowy przepływ pracy, menedżer powinien najpierw wiedzieć, jak wadliwy był poprzedni system. W większości przypadków przepływ pracy nie jest skuteczny, gdy powoduje straty i wzrost kosztów. Marnowanie czasu między etapami procesu, niejasna komunikacja między działami oraz zestawy danych, które są ze sobą sprzeczne, mogą być objawami nieprawidłowego modelu przepływu pracy. Problemy te spowalniają produkcję, skutkują niewłaściwym wykorzystaniem siły roboczej i technologią, która nie jest wykorzystywana do uzyskania optymalnego efektu.
Menedżer ćwiczący wdrażanie przepływu pracy powinien wymienić istniejące problemy i zlokalizować, gdzie w systemie występują te problemy. W niektórych przypadkach tworzenie nowych protokołów może zmniejszyć liczbę błędów i liczbę niedokładnych informacji. Wydajność procesów może często ulec poprawie dzięki wprowadzeniu nowej technologii.
Dobrą wskazówką dla menedżerów zajmujących się złożonymi procesami jest wprowadzenie oprogramowania, które umożliwia zautomatyzowany przepływ pracy. Ta metoda implementacji przepływu pracy wymaga od menedżera stworzenia modelu procesu, który następnie może wprowadzić do programu komputerowego. Większość oprogramowania umożliwia użytkownikom dostęp do dokumentów szablonów i umożliwia dostosowanie interfejsów do potrzeb organizacji. Zautomatyzowany przepływ pracy jest szczególnie przydatny w kontekstach, w których dokumenty przechodzą przez podobne etapy każdego dnia, umożliwiając uporządkowany i wydajny przepływ pracy.
Wraz z wdrażaniem przepływu pracy pojawia się potrzeba szkolenia pracowników. Wielu menedżerów stwierdza, że większość pracowników akceptuje nowe modele przepływu pracy, jeśli są zmuszone zrozumieć, w jaki sposób nowy model może być bardziej wydajny niż stary proces. Niektórzy pracownicy mogą być początkowo odporni, chociaż podstawowe techniki przywództwa i motywacji biznesowej często mogą skutecznie pomóc im w przyjęciu nowych praktyk.
Menedżerowie, którzy wdrażają nowe modele przepływu pracy, powinni robić to powoli, dając pracownikom mnóstwo czasu na naukę nowych technologii. Biegłość pracowników w korzystaniu z nowych technologii powinna zostać oceniona przed pełnym wdrożeniem. Podobnie nowe modele przepływu pracy często wymagają dostosowania na podstawie prób i błędów. Oznacza to, że menedżer może skorzystać z pilotowania procesu na mniejszych obszarach, a następnie stopniowo rozszerzać wdrożenie.