Jaké jsou nejlepší tipy pro implementaci pracovního postupu?
Pracovní postup popisuje kroky procesu. Ve většině případů se tento termín používá k popisu modelu práce. Například manažer v pojišťovací společnosti, který doufá, že zlepší efektivitu, by mohl analyzovat pracovní tok, který zahrnuje oddělení, přes která prochází pohledávka, rychlost, kterou prochází pohledávka, a plynulost komunikace mezi různými odděleními. Když manažer provádí implementaci pracovního postupu, zavádí do každodenních operací organizace nový postup. Nejlepší tipy pro implementaci pracovního postupu obvykle zahrnují plán nebo model, který řeší minulé nedostatky, začlenění nových technologií a školení zaměstnanců.
Aby bylo jisté, že nová implementace pracovního postupu stojí za to, měl by si správce nejprve uvědomit, jak byl minulý systém vadný. Ve většině případů není pracovní postup efektivní, pokud má za následek plýtvání a zvýšené náklady. Ztráta času mezi fázemi procesu, nejasná komunikace mezi odděleními a soubory dat, které si vzájemně odporují, mohou být příznaky nefunkčního modelu pracovního postupu. Tyto problémy zpomalují výrobu, vedou ke zneužití práce a technologii, která není optimálně využívána.
Manažer provádějící implementaci pracovního postupu by měl uvést seznam existujících problémů a zjistit, kde v systému se tyto problémy vyskytují. V některých případech může vytvoření nových protokolů snížit počet chyb a výskyt nepřesných informací. Účinnost procesů se může často zlepšit zavedením nové technologie.
Dobrým tipem pro manažery, kteří se zabývají složitými procesy, je představit software, který umožňuje automatizovaný pracovní postup. Tento způsob implementace pracovního postupu vyžaduje, aby správce vytvořil model procesu, který potom může zadat do počítačového programu. Většina softwaru umožňuje uživatelům přístup k dokumentům šablon a umožňuje jim přizpůsobit rozhraní tak, aby vyhovovaly potřebám organizace. Automatizovaný pracovní postup je zvláště užitečný v kontextech, ve kterých dokumenty procházejí podobnými fázemi den co den, což umožňuje uspořádaný a efektivní pracovní postup.
S implementací pracovního postupu přichází potřeba školit zaměstnance. Mnoho manažerů zjistilo, že většina pracovníků přijímá nové modely pracovního postupu, pokud jsou nuceni pochopit, jak může být nový model efektivnější než starý proces. Někteří pracovníci mohou být zpočátku odolní, i když základní techniky vedení a motivace k podnikání často mohou být účinné v tom, že jim pomohou přijmout nové postupy.
Manažeři, kteří implementují nové modely pracovního postupu, by tak měli dělat pomalu, aby pracovníkům umožnili dostatek času se učit nové technologii. Znalost zaměstnanců při používání nových technologií by měla být posouzena před úplnou implementací. Podobně je třeba upravit nové modely pracovních postupů na základě pokusů a chyb. To znamená, že manažer může mít prospěch z pilotního procesu v menších oblastech a pak z postupného rozšiřování implementace.