Vilka är de bästa tipsna för implementering av arbetsflöden?
Arbetsflödet beskriver stegen i en process. I de flesta fall används termen för att beskriva en arbetsmodell. Exempelvis kan en chef i ett försäkringsbolag som hoppas förbättra effektiviteten analysera arbetsflödet, som inkluderar avdelningar genom vilka ett fordran passerar, hastigheten som ett fordran passerar och kommunikation mellan olika avdelningar. När en chef praktiserar arbetsflödesimplementering introducerar han eller hon en ny procedur i en organisations dagliga verksamhet. De bästa tipsna för implementering av arbetsflöden inkluderar normalt en plan eller modell som tar upp tidigare brister, inkludering av ny teknik och utbildning av anställda.
För att vara säker på att nytt arbetsflödesimplementering är värt, bör en chef först vara medveten om hur ett tidigare system var felaktigt. I de flesta fall är arbetsflödet inte effektivt när det resulterar i avfall och ökade kostnader. Förlorad tid mellan stadier i en process, oklar kommunikation mellan avdelningar och uppsättningar av data som motsäger varandra kan vara symtom på en fungerande arbetsflödesmodell. Dessa problem bromsar produktionen, resulterar i missbruk av arbetskraft och teknik som inte används till optimal effekt.
En chef som utövar implementering av arbetsflöden bör lista befintliga problem och hitta var i ett system dessa problem uppstår. I vissa fall kan du skapa nya protokoll minska antalet misstag och förekomsten av felaktig information. Processernas effektivitet kan ofta förbättras med introduktionen av ny teknik.
Ett bra tips för chefer som hanterar komplexa processer är att introducera programvara som möjliggör automatiserat arbetsflöde. Denna metod för implementering av arbetsflöden kräver att en chef skapar en processmodell som han eller hon sedan kan gå in i ett datorprogram. De flesta programvaror ger användare tillgång till malldokument och gör det möjligt för dem att anpassa gränssnitt för att möta en organisations behov. Automatiserat arbetsflöde är särskilt användbart i sammanhang där dokument passerar genom liknande stadier dag efter dag, vilket möjliggör ett ordnat och effektivt arbetsflöde.
Med implementeringen av arbetsflödet kommer behovet att utbilda anställda. Många chefer upplever att de flesta arbetare accepterar nya arbetsflödesmodeller om de är gjorda för att förstå hur en ny modell kan vara effektivare än en gammal process. Vissa arbetare kan vara resistenta från början, även om grundläggande ledarskap och tekniker för affärsmotivation ofta kan vara effektiva för att hjälpa dem att anta nya metoder.
Chefer som implementerar nya arbetsflödesmodeller bör göra det långsamt, så att arbetarna får god tid att lära sig ny teknik. Arbetstagarnas kunskaper i att använda ny teknik bör utvärderas innan de genomförs fullständigt. På samma sätt behöver ofta nya arbetsflödesmodeller justeras på prov- och felsbasis. Detta innebär att en chef kan dra nytta av att pilotera en process i mindre områden och sedan gradvis utvidga implementeringen.