Hvad er de bedste tip til implementering af arbejdsgang?
Arbejdsgang beskriver trinnene i en proces. I de fleste tilfælde bruges udtrykket til at beskrive en arbejdsmodel. For eksempel kan en manager i et forsikringsselskab, der håber at forbedre effektiviteten, analysere arbejdsgangen, som inkluderer afdelinger, hvor et krav passerer, den hastighed, som et krav passerer, og kommunikationen mellem forskellige afdelinger glat. Når en manager øver implementering af workflow, introducerer han eller hun en ny procedure i en organisations daglige drift. De bedste tip til implementering af workflow inkluderer normalt en plan eller model, der tager fat på tidligere mangler, inkludering af ny teknologi og uddannelse af medarbejdere.
For at være sikker på, at det er værd at bruge en ny workflow-implementering, skal en manager først være opmærksom på, hvordan et tidligere system var defekt. I de fleste tilfælde er arbejdsgang ikke effektiv, når det resulterer i affald og øgede omkostninger. Spildt tid mellem etaper i en proces, uklar kommunikation mellem afdelinger og datasæt, der modsiger hinanden, kan være symptomer på en funktionsdygtig arbejdsgangsmodel. Disse problemer bremser produktionen, resulterer i misbrugt arbejde og teknologi, der ikke bruges til optimal effekt.
En manager, der praktiserer implementering af workflow, skal liste eksisterende problemer og finde, hvor i et system disse problemer opstår. I nogle tilfælde kan oprettelse af nye protokoller reducere antallet af fejl og tilfælde af unøjagtige oplysninger. Processernes effektivitet kan ofte forbedre sig med introduktionen af ny teknologi.
Et godt tip til ledere, der beskæftiger sig med komplekse processer, er at introducere software, der giver mulighed for automatisk arbejdsgang. Denne metode til implementering af workflow kræver en manager til at oprette en procesmodel, som han eller hun derefter kan indgå i et computerprogram. De fleste software giver brugerne adgang til skabelondokumenter og giver dem mulighed for at tilpasse grænseflader til at imødekomme en organisations behov. Automatiseret arbejdsgang er især nyttig i sammenhænge, hvor dokumenter gennemgår lignende faser dag efter dag, hvilket giver mulighed for en ordnet og effektiv arbejdsgang.
Med workflow-implementering kommer behovet for at uddanne medarbejdere. Mange ledere finder ud af, at de fleste arbejdstagere accepterer nye arbejdsgangsmodeller, hvis de får til at forstå, hvordan en ny model kan være mere effektiv end en gammel proces. Nogle arbejdstagere kan være modstandsdygtige til at begynde med, selvom grundlæggende lederskabs- og forretningsmotivationsteknikker ofte kan være effektive til at hjælpe dem med at indføre ny praksis.
Ledere, der implementerer nye workflow-modeller, skal gøre det langsomt, så arbejdstagerne får god tid til at lære ny teknologi. Medarbejdernes færdigheder i anvendelse af ny teknologi skal vurderes, inden de gennemføres fuldstændigt. Ligeledes skal nye workflow-modeller ofte justeres på prøve- og fejlbasis. Dette betyder, at en manager kan drage fordel af at pilotere en proces i mindre områder og derefter gradvist udvide implementeringen.