Wat is een biedingsvoorstel?
Een biedingsvoorstelformulier is een document dat door aannemers en leveranciers wordt gebruikt om prijzen voor een project of opdracht te geven. Deze formulieren worden in het bedrijfsleven gebruikt voor veel inkoopactiviteiten en worden ook veel gebruikt in de bouwsector om bouwprojecten te prijzen. Het sjabloon voor het initiële biedingsvoorstel wordt gemaakt door de eigenaar, ontwikkelaar of koper en wordt ingevuld door de aannemer of leverancier in overeenstemming met de vereisten van de eigenaar.
Het biedingsvoorstel wordt vaak uitgegeven als reactie op een aanvraag tot het indienen van voorstellen (RFP). Wanneer een eigenaar of ontwikkelaar een aannemer moet inhuren of materialen van een leverancier moet kopen, verstrekt de eigenaar een RFP aan potentiële bieders. De RFP zal vaak een biedingsvoorstel bevatten dat door elke bieder moet worden ingevuld en ingediend. De RFP geeft ook aan welk type informatie bij elk bod moet worden opgenomen.
Om een biedingsvoorstel in te vullen, moet een aannemer eerst een schatting maken van de kosten van het uitvoeren van het gespecificeerde werk of het leveren van het specifieke product. Hij of zij moet vervolgens zijn prijs op het biedingssjabloon invullen volgens de instructies van de eigenaar. Het biedingsvoorstelformulier kan ook secties bevatten met betrekking tot alternatieven, addendums, nevenprojecten of speciale vereisten. De meeste van deze formulieren bevatten informatie over het projectafleveringsschema, evenals voorwaarden en projectinformatie. Er is meestal ook een ruimte voor bieders om specifieke uitsluitingen of voorwaarden voor hun prijs te vermelden.
Deze sjablonen bieden een aantal voordelen voor zowel bieders als projecteigenaren. Het primaire voordeel voor de eigenaar is dat deze techniek een prijsvergelijking van "appels tot appels" biedt, wat betekent dat de eigenaar snel prijzen kan vergelijken omdat de scope en voorwaarden van het project vergelijkbaar of identiek zijn. De aannemer heeft het voordeel dat hij precies weet wat de eigenaar verwacht en hoe de prijs voor de duidelijkheid moet worden gepresenteerd. Biedingsvoorstelsjablonen helpen ook voorkomen dat eigenaren in de war raken door uitsluitingen of bereikverschillen die worden vermeld op biedingen van individuele aannemers.
Hoewel het biedingsvoorstelformulier vaak door eigenaren voor een specifiek project wordt gemaakt, hebben veel aannemers ook hun eigen formulieren. Wanneer een RFP wordt uitgegeven en geen biedingsvoorstel bevat, gebruikt de contractant of leverancier zijn eigen formulier om prijzen voor het project in te dienen. Deze formulieren bevatten doorgaans alle door de contractant vereiste standaardvoorwaarden en bieden ruimte voor bieders om prijsinformatie toe te voegen, evenals specifieke projectvoorwaarden en uitsluitingen.