Hva er et budforslag?

Et budforslagskjema er et dokument som brukes av entreprenører og leverandører for å tilby priser på et prosjekt eller jobb. Disse skjemaene brukes i virksomheten til mange anskaffelsesaktiviteter, og brukes også mye i byggebransjen til å prissette byggeprosjekter. Den opprinnelige budforslagsmalen opprettes av eieren, utvikleren eller kjøperen, og fullføres av entreprenøren eller leverandøren i samsvar med eierens krav.

Budforslaget blir ofte utstedt som svar på en forespørsel om forslag (RFP). Når en eier eller utbygger trenger å ansette en entreprenør eller kjøpe materiell fra en leverandør, vil eieren utstede en RFP til potensielle budgivere. RFP vil ofte inneholde et budforslagskjema som må fylles ut og sendes inn av hver budgiver. RFP vil også indikere hvilken type informasjon som må inkluderes i hvert bud.

For å fylle ut et budforslagskjema, må en entreprenør først estimere kostnadene for å utføre det spesifiserte arbeidet, eller levere det spesifikke produktet. Han eller hun må da fylle ut prisen sin på budmalen i henhold til eierens instruksjoner. Skjemaet med budforslag kan også inneholde seksjoner relatert til alternativer, tillegg, sideprosjekter eller spesielle krav. De fleste av disse skjemaene vil inneholde informasjon om leveringsplanen for prosjektet, samt betingelser og prosjektinformasjon. Det er vanligvis også et område for budgivere å liste opp spesifikke unntak eller betingelser for deres pris.

Disse malene gir en rekke fordeler for både budgivere og prosjekteiere. Den viktigste fordelen for eieren er at denne teknikken tilbyr en "epler-til-epler" prissammenligning, noe som betyr at eieren raskt kan sammenligne priser fordi prosjektomfang og betingelser er like eller identiske. Entreprenøren har fordelen av å vite nøyaktig hva eieren forventer, og hvordan prisen skal presenteres for klarhet. Malforslag for budforslag hjelper også å forhindre at eiere blir forvirret av unntak eller omfang avvik som er oppført på individuelle entreprenørbud.

Mens budforslagsskjemaet ofte opprettes av eiere for et spesifikt prosjekt, har mange entreprenører også egne interne former. Når en RFP blir utstedt og ikke inkluderer et budforslagskjema, vil entreprenøren eller leverandøren bruke sitt eget skjema for å sende inn priser for prosjektet. Disse skjemaene inneholder vanligvis alle standardbetingelser som kreves av entreprenøren, og inkluderer plass for tilbydere til å legge til prisinformasjon, samt spesifikke prosjektbetingelser og eksklusjoner.