Wat is een onderhoudswerkorder?

Een onderhoudswerkorder is meestal een schriftelijke aanvraag met een lijst van onderhoudswerkzaamheden die op een specifieke datum en tijd moeten worden voltooid. De onderhoudsopdracht kan preventief onderhoud of reparaties zijn die in appartementen of kantoorgebouwen moeten worden voltooid. Formulieren voor onderhoudswerkorders worden in het algemeen door onderhoudstoezichthouders of -coördinatoren verwerkt om onderhoudsmedewerkers te informeren welke taken moeten worden voltooid.

Als een huurder in een huurappartement iets opmerkt dat moet worden gerepareerd, zal hij meestal de appartementmanager op de hoogte stellen om het te laten repareren. Na kennisgeving genereert de leaseagent of manager een werkorderformulier. Doorgaans vermeldt het formulier de naam, het telefoonnummer en het adres van de huurder. De datum waarop het verzoek is ontvangen, wordt ook op het formulier vermeld. Er wordt ook een korte beschrijving gegeven van reparaties of onderhoudswerkzaamheden die moeten worden uitgevoerd.

Formulieren voor onderhoudswerk kunnen op verschillende manieren worden gerangschikt. Sommige werkorders worden geschreven als een agenda, met een checklist van taken die moeten worden voltooid. Naast elke geschreven taak kan er een veld zijn voor het invoeren van problemen die een onderhoudsmedewerker tegenkomt. Werkorderformulieren kunnen ook ruimte bieden voor aanvullende opmerkingen. De onderhoudsopdracht wordt dan ondertekend door de persoon die de taak heeft voltooid en een kopie kan worden gegeven aan de huurder, evenals aan de manager of onderhoudstoezichthouder.

Niet elke onderhoudsopdracht omvat reparaties van bouwconstructies. Er kan een onderhoudsopdracht worden gegenereerd voor reparaties of preventieve onderhoudswerkzaamheden aan apparatuur. Kantoorapparatuur zoals computers en faxapparaten vereisen vaak onderhoud door getrainde technici. Als een machine of apparaat in een school, sportschool of ziekenhuis moet worden gerepareerd of regelmatig moet worden onderhouden, kan een onderhoudsopdracht worden verwerkt.

Huurders of gebouweigenaren genereren doorgaans geen preventieve onderhoudswerkorders. Halfjaarlijkse onderhoudsevaluaties voor machines en andere apparatuur worden doorgaans voltooid volgens geplande tijden en datums. Na voltooiing kan de werknemer relevante informatie in een computerdatabase invoeren.

Af en toe kan een onderhoudsopdracht een veld bevatten voor configuratiewijzigingen. Dit stelt onderhoudspersoneel in staat om eventuele wijzigingen aan te geven die nodig kunnen zijn, hetzij aan een structuur of een stuk uitrusting. Dit kan het vervangen of anderszins drastisch wijzigen, in plaats van alleen onderhoud, van een stuk apparatuur of bouwfunctie omvatten.