Wat is een loonlijst?
Loonlijstregisters zijn papieren of elektronische documenten die alle inhoudingen registreren die verband houden met een specifieke loonlijstperiode. Het detail dat is opgenomen in een loonlijstregister maakt het mogelijk om te bevestigen hoe het brutoloon en de lonen worden berekend, de soorten inhoudingen die worden gedaan voor elke werknemer op de loonlijst en het bedrag van elke aftrek. Een salarisregister is normaal gestructureerd in een indeling met meerdere kolommen, waardoor het gemakkelijk is om de gegevens zonder veel problemen te begrijpen.
Het loonregister registreert eventuele belastingaftrek die wordt gemaakt van het brutoloon. In de meeste landen bevat het register het bedrag van de federale belastingen die worden ingehouden op het loon voor die periode. In het geval dat andere federale inhoudingen worden gedaan, zoals voor een nationaal gezondheidssysteem of een soort door de overheid gesponsord pensioenprogramma, worden die cijfers ook vermeld als regelitems. Wanneer staats- of lokale belastingen ook door die rechtsgebieden worden vastgesteld, houden werkgevers deze bedragen normaal gesproken in namens de werknemer en vermelden ze die cijfers ook in het boekhoudkundig salarisregister.
Naast belastingen bevat een loonlijst ook andere toepasselijke inhoudingen. Als de werknemer bijvoorbeeld om welke reden dan ook onder beslag staat, wordt dat bedrag vermeld als een aftrekpost van het brutoloon. In situaties waarin de werknemer gebruik maakt van directe storting om een deel van zijn of haar inkomsten op een spaarrekening te plaatsen, zal dat detail ook verschijnen. Als de werknemer een voorschot op salaris of loon heeft ontvangen, wordt elke betaling op dat voorschot als aftrekpost in het register weergegeven.
Regelitems zoals inhoudingen voor verschillende voordelen die door de werkgever worden aangeboden, verschijnen ook in het salarisregister. Als de werkgever bijvoorbeeld een ziektekostenverzekering aanbiedt waarbij de werknemer een percentage van de premie betaalt, wordt de aftrek voor dat percentage vastgelegd op het loonlijstformulier. Op dezelfde manier zullen, als de werknemer bijdragen levert aan elk type pensioenprogramma dat door de werkgever wordt aangeboden, deze inhoudingen ook als regelitems op het document worden weergegeven.
Tegenwoordig is boekhoudsoftware die wordt gebruikt om loonlijsten te verwerken normaal gesproken in staat om een loonlijstregister te genereren zodra de loonlijst voltooid is voor de gewenste periode. Bovendien maakt de software het mogelijk om een registerrapport voor elke gewenste periode te genereren. Dit betekent dat het rapport een enkele betalingsperiode kan bestrijken, of gegevens kan verzamelen die voor een volledige maand, kwartaal, halfjaarlijkse of jaarlijkse periode even gemakkelijk zijn. De mogelijkheid om gemakkelijk een register voor elke duur te maken, kan vooral nuttig zijn tijdens audits, maar ook wanneer officieren de kosten van salarissen, lonen en voordelen gedurende een langere periode van dichtbij willen bekijken.