Hva er et lønnsregister?

Lønnsregistre er papirkopier eller elektroniske dokumenter som registrerer alle fradrag knyttet til en spesifikk lønnsperiode. Detaljene som er inkludert i et lønnsregister gjør det mulig å bekrefte hvordan brutto lønn og lønn beregnes, hvilke typer fradrag som gjøres for hver ansatt på lønningslisten og beløpet for hvert trekk. Et lønnsregister er normalt strukturert i et flersøyleformat, noe som gjør det enkelt å forstå dataene uten store problemer.

Lønnsregisteret registrerer eventuelle skattefradrag som gjøres fra brutto lønn. I de fleste land vil registeret inkludere mengden føderale skatter som holdes tilbake fra lønnen for den perioden. I tilfelle det blir gjort andre føderale fradrag, for eksempel for et nasjonalt helsesystem eller en slags statlig sponset pensjonsprogram, er disse tallene også oppført som ordrelinjer. Når også statlige eller lokale skatter blir vurdert av disse jurisdiksjonene, holder arbeidsgivere normalt tilbake disse beløpene på vegne av arbeidstakeren, og oppgir også tallene i det regnskapsmessige lønnsregisteret.

Sammen med skatt, vil et lønnsregister også føre opp andre gjeldende fradrag. For eksempel, hvis arbeidstakeren er under en garnering av en eller annen grunn, blir dette beløpet oppført som et fradrag fra brutto lønn. I situasjoner der den ansatte benytter seg av direkte innskudd for å plassere en del av inntekten på en sparekonto, vil også denne detalj vises. Hvis arbeidstakeren har mottatt et forskudd på lønn eller lønn, vises hver betaling på det forskuddet som et fradrag i registeret.

Linjeposter som fradrag for forskjellige ytelser som arbeidsgiver tilbyr, vil også vises på lønnsregisteret. For eksempel, hvis arbeidsgiveren gir helseforsikringsdekning der den ansatte betaler en prosentandel av premien, blir fradraget for den prosentandelen registrert på lønnsregisterskjemaet. På samme måte, hvis arbeidstakeren gir bidrag til noen type pensjonsprogram som tilbys av arbeidsgiveren, vil disse fradragene også vises som ordrelinjer på dokumentet.

I dag er regnskapsprogramvare som brukes til å behandle lønnsregister, normalt i stand til å generere et lønnsregister når lønningslisten er fullført for ønsket periode. I tillegg gjør programvaren det mulig å generere en registerrapport for enhver ønsket periode. Dette betyr at rapporten kan dekke en enkelt lønnsperiode, eller samle data som er relevante for en hel måned, kvartal, halvårlig eller årlig periode med like letthet. Muligheten til enkelt å lage et register for enhver varighet kan være spesielt nyttig under revisjoner, samt når offiserer ønsker å se nøye på kostnadene forbundet med lønn, lønn og fordeler over en lengre periode.