Was ist eine Lohnbuchhaltung?
Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind Ausdrucke oder elektronische Dokumente, in denen alle mit einer bestimmten Lohn- und Gehaltsperiode verbundenen Abzüge erfasst sind. Anhand der Angaben in einem Lohn- und Gehaltsregister können die Berechnung des Bruttogehalts und der Löhne, die Art der Abzüge, die für jeden Beschäftigten auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung vorgenommen werden, und die Höhe der Abzüge überprüft werden. Eine Lohn- und Gehaltsabrechnung ist normalerweise mehrspaltig aufgebaut, so dass die Daten ohne großen Aufwand nachvollzogen werden können.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfasst alle Steuerabzüge, die vom Bruttolohn vorgenommen werden. In den meisten Ländern wird das Register die Höhe der Bundessteuern enthalten, die von der Bezahlung für diesen Zeitraum einbehalten werden. Für den Fall, dass andere bundesstaatliche Abzüge vorgenommen werden, beispielsweise für ein nationales Gesundheitssystem oder eine Art staatlich finanziertes Altersversorgungsprogramm, werden diese Zahlen ebenfalls als Posten aufgeführt. Wenn staatliche oder lokale Steuern ebenfalls von diesen Gerichtsbarkeiten erhoben werden, behalten Arbeitgeber normalerweise diese Beträge im Namen des Arbeitnehmers ein und listen diese Zahlen auch in der Lohn- und Gehaltsabrechnung auf.
In einer Lohn- und Gehaltsabrechnung werden neben den Steuern auch alle anderen anwendbaren Abzüge aufgeführt. Befindet sich der Mitarbeiter beispielsweise aus irgendeinem Grund unter einer Pfändung, wird dieser Betrag als Abzug vom Bruttolohn aufgeführt. In Situationen, in denen der Mitarbeiter die direkte Einzahlung nutzt, um einen Teil seines Einkommens auf ein Sparkonto zu überweisen, wird dieses Detail ebenfalls angezeigt. Hat der Arbeitnehmer einen Gehalts- oder Lohnvorschuss erhalten, wird jede Zahlung auf diesen Vorschuss als Abzug im Register ausgewiesen.
Werbebuchungen wie Abzüge für verschiedene vom Arbeitgeber angebotene Leistungen erscheinen ebenfalls in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Wenn der Arbeitgeber beispielsweise eine Krankenversicherung abschließt, bei der der Arbeitnehmer einen Prozentsatz der Prämie zahlt, wird der Abzug für diesen Prozentsatz im Lohn- und Gehaltsabrechnungsformular erfasst. Wenn der Arbeitnehmer Beiträge zu einem vom Arbeitgeber angebotenen Altersversorgungsprogramm leistet, werden diese Abzüge in gleicher Weise auch in den Belegpositionen ausgewiesen.
Heutzutage kann eine Buchhaltungssoftware, die zur Verarbeitung von Gehaltsabrechnungen verwendet wird, normalerweise eine Gehaltsabrechnungsliste erstellen, sobald die Gehaltsabrechnung für den gewünschten Zeitraum abgeschlossen ist. Darüber hinaus ermöglicht die Software die Erstellung eines Registerberichts für einen beliebigen Zeitraum. Dies bedeutet, dass der Bericht einen einzelnen Abrechnungszeitraum abdecken oder Daten für einen ganzen Monat, ein Vierteljahr, ein Halbjahr oder ein Jahr in gleicher Weise zusammenstellen kann. Die Möglichkeit, auf einfache Weise ein Register für eine beliebige Dauer zu erstellen, kann besonders hilfreich sein, wenn Prüfungen durchgeführt werden oder wenn die Beamten die mit Löhnen, Gehältern und Leistungen verbundenen Kosten über einen längeren Zeitraum hinweg genau untersuchen möchten.