Qu'est-ce qu'un registre de paie?

Les registres de paie sont des documents papier ou électroniques qui enregistrent toutes les retenues liées à une période de paie donnée. Les détails inclus dans un registre de paie permettent de confirmer le mode de calcul des traitements et salaires bruts, les types de retenues effectuées pour chaque salarié figurant sur la liste de paie et le montant de chaque retenue. Un registre de paie est normalement structuré en plusieurs colonnes, ce qui facilite la compréhension des données sans trop de peine.

Le registre de la paie enregistre les retenues d’impôts effectuées sur le salaire brut. Dans la plupart des pays, le registre inclura le montant des taxes fédérales retenues sur le salaire pour cette période. Si d'autres déductions fédérales sont effectuées, par exemple pour un système de santé national ou un type de programme de retraite parrainé par le gouvernement, ces chiffres sont également répertoriés sous forme d'éléments de ligne. Lorsque les administrations nationales évaluent également les impôts locaux ou locaux, les employeurs retiennent généralement ces montants au nom de l'employé et les inscrivent également dans le registre de la comptabilité.

Avec les taxes, un registre de paie répertoriera également les autres retenues applicables. Par exemple, si l’employé fait l’objet d’une saisie-arrêt pour une raison quelconque, ce montant est indiqué à titre de déduction du salaire brut. Dans les cas où l'employé utilise le dépôt direct pour placer une partie de ses revenus dans un compte d'épargne, ce détail apparaîtra également. Si l'employé a reçu une avance sur salaire, chaque versement de cette avance apparaîtra en déduction au registre.

Les éléments de ligne tels que les retenues pour divers avantages offerts par l'employeur apparaîtront également sur le registre de paie. Par exemple, si l'employeur fournit une couverture d'assurance maladie dans laquelle l'employé paie un pourcentage de la prime, la déduction correspondant à ce pourcentage est enregistrée dans le formulaire du registre de paie. De la même manière, si l’employé cotise à n’importe quel type de programme de retraite proposé par l’employeur, ces déductions apparaîtront également sous forme d’éléments de ligne sur le document.

Aujourd'hui, les logiciels de comptabilité utilisés pour traiter la paie sont normalement capables de générer un registre de la paie une fois que la paie est terminée pour la période souhaitée. En outre, le logiciel permet de générer un rapport de registre pour toute période souhaitée. Cela signifie que le rapport peut couvrir une seule période de paie ou compiler des données pertinentes pour un mois, un trimestre, une période semestrielle ou annuelle entière avec la même facilité. La possibilité de créer facilement un registre pour n’importe quelle durée peut être particulièrement utile lors des audits, ainsi que lorsque les agents souhaitent examiner de près les coûts associés aux salaires, traitements et avantages sur une longue période.