Wat is een lijst met voorkeursleveranciers?

In de meeste grote organisaties is de inkoopafdeling verantwoordelijk voor het maken en onderhouden van de lijst met voorkeursleveranciers. Deze lijst wordt verstrekt aan afdelingen en inkoopfunctionarissen om te helpen bij het orderplaatsingsaspect van inkoop of inkoop. Het primaire doel van een lijst met voorkeursleveranciers is om kopers te helpen bij het selecteren van leveranciers die een grondig beoordelingsproces hebben voltooid.

Het proces dat vereist is om een ​​leverancier toe te voegen aan de lijst met voorkeursleveranciers, verschilt per organisatie. Meestal wordt de benodigde tijd en het type beoordeling bepaald door de dollarwaarde van de grondstof. De meeste bedrijven hebben een lijst met grondstoffen die ze regelmatig moeten kopen. In plaats van een offerteaanvraag (RFP) uit te geven en één leverancier te selecteren, bieden ze een lijst met voorkeursleveranciers aan het personeel.

Als een absoluut minimum tijdens dit beoordelingsproces worden de wettelijke naam en het adres van de verkoper geïdentificeerd, samen met belastingnummers, goederen die zij aanbieden of diensten. Veel bedrijven gebruiken een beoordelingsservice, zoals Dunn en Bradstreet® of branchespecifieke ratingbedrijven, om de legitimiteit van het bedrijf te bevestigen en te bepalen of er bekende problemen met het bedrijf zijn.

In de meeste bedrijven wordt een grondige beoordeling van de leverancier voltooid voordat deze wordt toegevoegd aan de lijst met voorkeursleveranciers. De eerste stap in dit proces is het indienen van een ingevuld aanvraagformulier door de verkoper. De vereiste informatie kan een kopie van een financieel overzicht, de hoeveelheid geproduceerde materialen, bronnen van onderdelen, vakbondsrelaties en een lijst van bedrijfsleiders omvatten.

Deze informatie wordt beoordeeld door inkooppersoneel, dat verantwoordelijk is voor de juistheid ervan. Naast deze informatieverzameling hebben veel bedrijven een inspectie ter plaatse nodig. Tijdens dit proces neemt een lid van de inkoopafdeling een gedetailleerde rondleiding door de faciliteiten, ontmoet het personeel en beoordeelt de procedures voor kwaliteitsborging.

Het is niet ongebruikelijk dat bedrijven de lijst met voorkeursleveranciers om de drie tot vijf jaar opnieuw evalueren. Het doel van de inspectie is om wijzigingen in procedures, leveranciers en andere relevante informatie te bekijken. Als de productkwaliteit van een bedrijf afneemt, kan deze worden verwijderd uit de lijst met voorkeursleveranciers.

Het is de verantwoordelijkheid van inkooppersoneel om de prestaties van leveranciers te beheren en te controleren. Rapporten over inkoopactiviteiten, facturen, uitgaven en zendingen worden vaak driemaandelijks verzameld en beoordeeld. De voortdurende toewijding aan leveranciersbeheer wordt beschouwd als een best practice in inkooporganisaties.