Co je seznam preferovaných dodavatelů?

Ve většině velkých organizací je oddělení nákupu odpovědné za vytvoření a údržbu seznamu preferovaných dodavatelů. Tento seznam je poskytován oddělením a nákupním úředníkům, kteří mají pomáhat při zadávání objednávek při nákupu nebo nákupu. Primárním účelem seznamu preferovaných dodavatelů je pomoci kupujícím při výběru dodavatelů, kteří dokončili důkladný přezkum.

Proces vyžadovaný pro přidání dodavatele do seznamu preferovaných dodavatelů se liší podle organizace. Délka potřebného času a typ přezkumu se obvykle stanoví podle hodnoty dolaru komodity. Většina společností má seznam komodit, které musí pravidelně nakupovat. Místo vydání žádosti o nabídku (RFP) a výběru jednoho dodavatele poskytují zaměstnanci seznam preferovaných dodavatelů.

Během tohoto procesu přezkumu je jako minimum uvedeno právní jméno a adresa prodávajícího spolu s daňovými čísly, komoditami, které nabízejí, nebo službami. Mnoho firem používá ratingovou službu, jako jsou Dunn a Bradstreet® nebo ratingové firmy specifické pro dané odvětví, k potvrzení legitimity společnosti a určení, zda existují nějaké známé problémy s firmou.

Ve většině firem je důkladná kontrola dodavatele dokončena před jeho přidáním do seznamu preferovaných dodavatelů. Prvním krokem v tomto procesu je podání vyplněného formuláře žádosti dodavatelem. Požadované informace mohou zahrnovat kopii účetní závěrky, objem vyrobených materiálů, zdroje dílů, přidružení odborů a seznam vedoucích pracovníků společnosti.

Tyto informace jsou přezkoumávány zaměstnanci provádějícími zakázky, kteří odpovídají za zajištění jejich přesnosti. Kromě tohoto shromažďování informací vyžaduje mnoho firem kontrolu na místě. Během tohoto procesu člen oddělení nákupu provede podrobnou prohlídku zařízení, setká se se zaměstnanci a zkontroluje postupy zajištění kvality.

Není neobvyklé, že firmy přehodnocují seznam preferovaných dodavatelů každé tři až pět let. Účelem inspekce je přezkoumat všechny změny v postupech, dodavatelích a další relevantní informace. Pokud se kvalita produktu firmy sníží, může být odebrána ze seznamu preferovaných dodavatelů.

Za řízení a sledování výkonnosti dodavatele je odpovědný pracovník nákupu. Zprávy o nákupní činnosti, fakturách, výdajích a zásilkách jsou často shromažďovány čtvrtletně a přezkoumávány. Neustálé odhodlání řízení prodejců je považováno za nejlepší postup v organizaci nákupu.