Co to jest lista preferowanych dostawców?

W większości dużych organizacji dział zaopatrzenia jest odpowiedzialny za tworzenie i utrzymanie listy preferowanych dostawców. Ta lista jest udostępniana działom i urzędnikom odpowiedzialnym za zakup w celu pomocy w aspekcie składania zamówień w zakresie zakupów lub zakupów. Podstawowym celem listy preferowanych dostawców jest pomoc nabywcom w wyborze dostawców, którzy ukończyli dokładny proces przeglądu.

Proces wymagany do dodania dostawcy do listy preferowanych dostawców różni się w zależności od organizacji. Zazwyczaj wymagany czas i rodzaj przeglądu zależy od wartości towaru w dolarach. Większość firm ma listę towarów, które muszą regularnie kupować. Zamiast wydawać zapytanie ofertowe (RFP) i wybierać jednego dostawcę, udostępniają pracownikom listę preferowanych dostawców.

Jako absolutne minimum podczas procesu przeglądu, identyfikowana jest prawna nazwa i adres dostawcy, wraz z numerami podatkowymi, towarami, które oferują lub usługami. Wiele firm korzysta z usług ratingowych, takich jak Dunn i Bradstreet® lub branżowe firmy ratingowe, w celu potwierdzenia legalności firmy i ustalenia, czy występują jakieś znane problemy z firmą.

W większości firm dokładny przegląd dostawcy jest zakończony przed dodaniem go do listy preferowanych dostawców. Pierwszym krokiem w tym procesie jest przesłanie przez dostawcę wypełnionego formularza zapytania. Wymagane informacje mogą obejmować kopię sprawozdania finansowego, ilość wyprodukowanych materiałów, źródła części, powiązania ze związkami zawodowymi oraz listę członków kierownictwa firmy.

Informacje te są weryfikowane przez pracowników działu zakupów, którzy są odpowiedzialni za zapewnienie ich dokładności. Oprócz gromadzenia informacji wiele firm wymaga kontroli na miejscu. W trakcie tego procesu członek działu zakupów szczegółowo zapoznaje się z obiektami, spotyka się z personelem i weryfikuje procedury zapewnienia jakości.

Firmy często dokonują ponownej oceny listy preferowanych dostawców co trzy do pięciu lat. Celem inspekcji jest przegląd wszelkich zmian procedur, dostawców i innych istotnych informacji. Jeśli jakość produktu firmy spadnie, można ją usunąć z listy preferowanych dostawców.

Pracownicy działu zakupów odpowiadają za zarządzanie i monitorowanie wydajności dostawców. Raporty dotyczące zakupów, faktur, problemów i wysyłek są często gromadzone co kwartał i sprawdzane. Ciągłe zaangażowanie w zarządzanie dostawcami jest uważane za najlepszą praktykę w organizacji zakupów.