Vad är en föredragen leverantörslista?

I de flesta stora organisationer ansvarar upphandlingsavdelningen för skapandet och underhållet av den föredragna leverantörslistan. Denna lista tillhandahålls avdelningar och inköpschefer för att hjälpa till vid beställningsaspekten av upphandling eller inköp. Det primära syftet med en föredragen leverantörslista är att hjälpa köpare att välja leverantörer som har genomfört en grundlig granskningsprocess.

Processen som krävs för att lägga till en leverantör till den önskade leverantörslistan varierar beroende på organisation. Typiskt bestäms den tid som krävs och typen av granskning av varans dollarvärde. De flesta företag har en lista över varor som de behöver köpa regelbundet. Istället för att utfärda en begäran om förslag (RFP) och välja en leverantör tillhandahåller de en föredragen leverantörslista till personalen.

Som ett minimum under denna granskningsprocess identifieras leverantörens lagliga namn och adress, tillsammans med beskattningsnummer, varor som de erbjuder eller tjänster. Många företag använder en betygstjänst, till exempel Dunn och Bradstreet® eller branschspecifika betygsföretag, för att bekräfta företagets legitimitet och avgöra om det finns några kända problem med företaget.

I de flesta företag genomförs en grundlig granskning av leverantören innan den läggs till i listan över önskade leverantörer. Det första steget i denna process är att leverantören skickar in ett ifylldt formulär. Den information som krävs kan omfatta en kopia av en finansiell redovisning, volym av producerat material, källor till delar, fackföreningar och en lista över företagets chefer.

Denna information granskas av anskaffningspersonal som ansvarar för att den är korrekt. Utöver denna informationsinsamling kräver många företag en platsinspektion. Under denna process tar en medlem av upphandlingsavdelningen en detaljerad rundtur i anläggningarna, träffar personal och granskar rutinerna för kvalitetssäkring.

Det är inte ovanligt för företag att utvärdera den föredragna leverantörslistan var tredje till fem år. Syftet med inspektionen är att granska eventuella förändringar i rutiner, leverantörer och annan relevant information. Om ett företags produktkvalitet minskar kan den tas bort från listan över önskade leverantörer.

Det är anskaffningspersonalens ansvar att hantera och övervaka leverantörens prestanda. Rapporter om inköpsaktiviteter, fakturor, utfärdar och leveranser samlas ofta kvartalsvis och granskas. Det kontinuerliga engagemanget för leverantörshantering anses vara en bästa praxis för att köpa organisation.