Qu'est-ce qu'une liste de fournisseurs privilégiés?

Dans la plupart des grandes organisations, le service des achats est responsable de la création et de la maintenance de la liste des fournisseurs préférés. Cette liste est fournie aux départements et aux responsables des achats pour faciliter le processus de commande ou d'achat. Le principal objectif d’une liste de fournisseurs privilégiés est d’aider les acheteurs à sélectionner les fournisseurs qui ont mené à bien un processus d’examen approfondi.

Le processus requis pour ajouter un fournisseur à la liste des fournisseurs préférés varie selon l'organisation. En règle générale, la durée requise et le type d'examen sont déterminés par la valeur monétaire du produit. La plupart des entreprises ont une liste de produits qu’elles doivent acheter régulièrement. Au lieu de lancer un appel d'offres et de sélectionner un fournisseur, ils fournissent une liste de fournisseurs privilégiés au personnel.

Au minimum, lors de ce processus de révision, le nom légal et l'adresse du fournisseur sont identifiés, ainsi que les numéros de taxation, les produits qu'ils offrent ou les services. De nombreuses entreprises utilisent un service de notation, tel que Dunn and Bradstreet® ou des sociétés de notation spécifiques à un secteur, pour confirmer la légitimité de la société et déterminer s’il existe des problèmes connus avec celle-ci.

Dans la plupart des entreprises, un examen approfondi du fournisseur est effectué avant qu'il ne soit ajouté à la liste des fournisseurs préférés. La première étape de ce processus est la soumission d'un formulaire de demande rempli par le fournisseur. Les informations requises peuvent inclure une copie des états financiers, le volume de documents produits, les sources des pièces, les affiliations syndicales et une liste des dirigeants de l'entreprise.

Cette information est examinée par le personnel des achats, qui est responsable de son exactitude. En plus de cette collecte d'informations, de nombreuses entreprises exigent une inspection du site. Au cours de ce processus, un membre du service des achats effectue une visite détaillée des installations, rencontre le personnel et examine les procédures d'assurance qualité.

Il n’est pas rare que les entreprises réévaluent la liste des fournisseurs préférés tous les trois à cinq ans. Le but de l'inspection est d'examiner tout changement dans les procédures, les fournisseurs et autres informations pertinentes. Si la qualité d'un produit d'une entreprise diminue, vous pouvez le supprimer de la liste des fournisseurs préférés.

Le personnel des achats est responsable de la gestion et du suivi des performances des fournisseurs. Les rapports sur les achats, les factures, les problèmes et les expéditions sont souvent rassemblés et examinés tous les trimestres. L’attachement continu à la gestion des fournisseurs est considéré comme une pratique exemplaire dans le domaine des achats.