Was ist eine bevorzugte Lieferantenliste?
In den meisten großen Organisationen ist die Einkaufsabteilung für die Erstellung und Pflege der Liste der bevorzugten Lieferanten verantwortlich. Diese Liste wird den Abteilungen und Einkaufsbeauftragten zur Verfügung gestellt, um den Aspekt der Auftragserteilung bei der Beschaffung oder beim Einkauf zu unterstützen. Der Hauptzweck einer bevorzugten Lieferantenliste besteht darin, den Käufern bei der Auswahl von Lieferanten zu helfen, die einen gründlichen Überprüfungsprozess abgeschlossen haben.
Der zum Hinzufügen eines Lieferanten zur Liste der bevorzugten Lieferanten erforderliche Vorgang variiert je nach Organisation. Typischerweise wird die erforderliche Zeitdauer und die Art der Überprüfung durch den Dollarwert der Ware bestimmt. Die meisten Unternehmen haben eine Liste von Waren, die sie regelmäßig kaufen müssen. Anstatt eine Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) zu erstellen und einen Lieferanten auszuwählen, stellen sie den Mitarbeitern eine Liste der bevorzugten Lieferanten zur Verfügung.
In diesem Überprüfungsprozess werden mindestens der rechtliche Name und die Anschrift des Verkäufers sowie Steuernummern, von ihm angebotene Waren oder Dienstleistungen angegeben. Viele Unternehmen nutzen einen Rating-Service wie Dunn and Bradstreet® oder branchenspezifische Rating-Unternehmen, um die Legitimität des Unternehmens zu bestätigen und festzustellen, ob Probleme mit dem Unternehmen bekannt sind.
In den meisten Unternehmen wird eine gründliche Überprüfung des Anbieters abgeschlossen, bevor er zur Liste der bevorzugten Anbieter hinzugefügt wird. Der erste Schritt in diesem Prozess ist die Übermittlung eines ausgefüllten Antragsformulars durch den Anbieter. Die erforderlichen Informationen können eine Kopie eines Finanzberichts, eine Menge produzierter Materialien, Teilequellen, Gewerkschaftszugehörigkeiten und eine Liste der Führungskräfte des Unternehmens umfassen.
Diese Informationen werden von den Beschaffungsmitarbeitern geprüft, die für ihre Richtigkeit verantwortlich sind. Zusätzlich zu dieser Informationssammlung benötigen viele Firmen eine Standortinspektion. Während dieses Vorgangs führt ein Mitarbeiter der Einkaufsabteilung ausführlich durch die Einrichtungen, trifft sich mit den Mitarbeitern und überprüft die Qualitätssicherungsverfahren.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen die Liste der bevorzugten Anbieter alle drei bis fünf Jahre neu bewerten. Der Zweck der Inspektion besteht darin, etwaige Änderungen der Verfahren, Lieferanten und anderer relevanter Informationen zu überprüfen. Wenn die Produktqualität eines Unternehmens abnimmt, kann es von der Liste der bevorzugten Lieferanten gestrichen werden.
Es liegt in der Verantwortung des Beschaffungspersonals, die Lieferantenleistung zu verwalten und zu überwachen. Berichte über Kaufaktivitäten, Rechnungen, Probleme und Lieferungen werden häufig vierteljährlich gesammelt und überprüft. Das ständige Engagement für das Lieferantenmanagement gilt als Best Practice in der Einkaufsorganisation.