Hva er en foretrukket leverandørliste?

I de fleste store organisasjoner er anskaffelsesavdelingen ansvarlig for opprettelse og vedlikehold av den foretrukne leverandørlisten. Denne listen er gitt til avdelinger og innkjøpsoffiserer for å hjelpe deg med ordreplasseringsaspektet ved anskaffelse eller innkjøp. Hovedformålet med en foretrukket leverandørliste er å hjelpe kjøpere med å velge leverandører som har fullført en grundig gjennomgangsprosess.

Prosessen som kreves for å legge til en leverandør til den foretrukne leverandørlisten varierer etter organisering. Vanligvis bestemmes hvor lang tid det kreves og typen gjennomgang bestemmes av dollarverdien av varen. De fleste selskaper har en liste over varer som de trenger å kjøpe med jevne mellomrom. I stedet for å sende en forespørsel om forslag (RFP) og velge en leverandør, gir de en foretrukket leverandørliste til personalet.

Som et blott minimum under denne gjennomgangsprosessen blir det juridiske navnet og adressen til leverandøren identifisert, sammen med skattemessige tall, varer som de tilbyr, eller services. Mange firmaer bruker en vurderingstjeneste, for eksempel Dunn og Bradstreet® eller bransjespesifikke ratingfirmaer, for å bekrefte legitimiteten til selskapet og avgjøre om det er noen kjente problemer med firmaet.

I de fleste firmaer er en grundig gjennomgang av leverandøren fullført før den legges til den foretrukne leverandørlisten. Det første trinnet i denne prosessen er innsending av et utfylt forespørselsskjema fra leverandøren. Informasjonen som kreves kan inneholde en kopi av en regnskap, volum av produsert materiale, kilder til deler, unionstilknytninger og en liste over selskapets ledere.

Denne informasjonen blir gjennomgått av anskaffelsesstabene, som er ansvarlige for å sikre at den er nøyaktig. I tillegg til denne informasjonsinnsamlingen, krever mange firmaer en inspeksjon på nettstedet. Under denne prosessen tar et medlem av anskaffelsesavdelingen en detaljert omvisning i fasilitetene, møter personalet og REviews kvalitetssikringsprosedyrene.

Det er ikke uvanlig at firmaer vurderer den foretrukne leverandørlisten på nytt hvert tredje til femte år. Formålet med inspeksjonen er å gjennomgå eventuelle endringer i prosedyrer, leverandører og annen relevant informasjon. Hvis et firmas produktkvalitet reduseres, kan den fjernes fra den foretrukne leverandørlisten.

Det er anskaffelsespersonalets ansvar å administrere og overvåke leverandørens ytelse. Rapporter om innkjøpsaktivitet, fakturaer, problemer og forsendelser blir ofte samlet inn kvartalsvis og vurderes. Den kontinuerlige dedikasjonen til leverandørstyring anses som en god praksis i innkjøpsorganisasjonen.