Hva er en foretrukket leverandørliste?

I de fleste store organisasjoner er anskaffelsesavdelingen ansvarlig for opprettelse og vedlikehold av den foretrukne leverandørlisten. Denne listen er gitt til avdelinger og innkjøpsansvarlige for å hjelpe deg med bestillingsaspektet ved anskaffelser eller innkjøp. Hovedformålet med en foretrukket leverandørliste er å hjelpe kjøpere med å velge leverandører som har fullført en grundig gjennomgangsprosess.

Prosessen som kreves for å legge til en leverandør til den foretrukne leverandørlisten, varierer etter organisasjon. Vanligvis bestemmes lengden påkrevde tid og typen gjennomgang av dollarens verdi på varen. De fleste selskaper har en liste over varer som de trenger å kjøpe regelmessig. I stedet for å sende ut en forespørsel om forslag (RFP) og velge en leverandør, gir de en foretrukket leverandørliste til personalet.

Som et blott minimum under denne vurderingsprosessen, blir det juridiske navnet og adressen til leverandøren identifisert, sammen med beskatningsnumre, varer som de tilbyr eller tjenester. Mange firmaer bruker en vurderingstjeneste, for eksempel Dunn og Bradstreet® eller bransjespesifikke ratingfirmaer, for å bekrefte selskapets legitimitet og avgjøre om det er noen kjente problemer med firmaet.

I de fleste firmaer gjennomføres en grundig gjennomgang av leverandøren før den legges til listen over foretrukne leverandører. Det første trinnet i denne prosessen er innsending av et utfylt forespørselsskjema fra leverandøren. Informasjonen som kreves kan omfatte en kopi av et regnskap, volum av produsert materiale, kilder til deler, fagforeningsforeninger og en liste over selskapets ledere.

Denne informasjonen gjennomgås av anskaffelsesstabene, som er ansvarlige for å sikre at den er nøyaktig. I tillegg til denne informasjonsinnsamlingen, krever mange firmaer en stedskontroll. Under denne prosessen tar et medlem av anskaffelsesavdelingen en detaljert omvisning i anleggene, møter med personalet og vurderer prosedyrene for kvalitetssikring.

Det er ikke uvanlig at firmaer vurderer den foretrukne leverandørlisten hvert tredje til femte år. Formålet med inspeksjonen er å gjennomgå eventuelle endringer i prosedyrer, leverandører og annen relevant informasjon. Hvis et firmas produktkvalitet reduseres, kan den fjernes fra listen over foretrukne leverandører.

Det er anskaffelsespersonellets ansvar å styre og overvåke leverandørens ytelse. Rapporter om kjøpsaktivitet, fakturaer, utgaver og forsendelser blir ofte samlet kvartalsvis og gjennomgått. Den kontinuerlige dedikasjonen til leverandøradministrasjon regnes som en beste praksis i å kjøpe organisasjoner.