O que é uma lista de fornecedores preferenciais?
Na maioria das grandes organizações, o departamento de compras é responsável pela criação e manutenção da lista de fornecedores preferenciais. Essa lista é fornecida aos departamentos e encarregados de compras para ajudar no aspecto de colocação de pedidos em compras ou compras. O principal objetivo de uma lista de fornecedores preferenciais é auxiliar os compradores na seleção de fornecedores que concluíram um processo de revisão completo.
O processo necessário para adicionar um fornecedor à lista de fornecedores preferidos varia de acordo com a organização. Normalmente, o período de tempo necessário e o tipo de revisão são determinados pelo valor em dólar da mercadoria. A maioria das empresas possui uma lista de mercadorias que precisam comprar regularmente. Em vez de emitir uma solicitação de proposta (RFP) e selecionar um fornecedor, eles fornecem uma lista de fornecedores preferenciais à equipe.
No mínimo, durante esse processo de revisão, o nome e o endereço legais do fornecedor são identificados, juntamente com os números de tributação, as mercadorias que eles oferecem ou os serviços. Muitas empresas usam um serviço de classificação, como Dunn e Bradstreet® ou empresas de classificação específicas do setor, para confirmar a legitimidade da empresa e determinar se há problemas conhecidos na empresa.
Na maioria das empresas, uma revisão completa do fornecedor é concluída antes de ser adicionada à lista de fornecedores preferenciais. A primeira etapa desse processo é o envio de um formulário de solicitação preenchido pelo fornecedor. As informações necessárias podem incluir uma cópia de uma demonstração financeira, volume de materiais produzidos, fontes de peças, afiliações sindicais e uma lista dos executivos da empresa.
Essas informações são revisadas pelas equipes de compras, responsáveis por garantir que sejam precisas. Além dessa coleta de informações, muitas empresas exigem uma inspeção no local. Durante esse processo, um membro do departamento de compras faz um tour detalhado das instalações, se reúne com a equipe e analisa os procedimentos de garantia de qualidade.
Não é incomum as empresas reavaliarem a lista de fornecedores preferenciais a cada três a cinco anos. O objetivo da inspeção é revisar quaisquer alterações nos procedimentos, fornecedores e outras informações relevantes. Se a qualidade do produto de uma empresa diminuir, ela poderá ser removida da lista de fornecedores preferenciais.
É responsabilidade da equipe de compras gerenciar e monitorar o desempenho do fornecedor. Os relatórios sobre atividades de compras, faturas, problemas e remessas são frequentemente coletados trimestralmente e revisados. A dedicação contínua ao gerenciamento de fornecedores é considerada uma prática recomendada na organização de compras.