Wat is debiteuren?

Een van de basisprincipes van het runnen van een bedrijf is het hebben van een middel om het geld bij te houden dat klanten verschuldigd is, evenals het bijhouden van een nauwkeurig overzicht van het geld dat van klanten is ontvangen en dat moet worden toegepast op de bedragen die ze momenteel verschuldigd zijn. Het verschuldigde geld staat bekend als debiteuren. De meeste bedrijven hebben een afdeling die zich toelegt op dit gebied en die verantwoordelijk is voor het maken en verzenden van facturen, het ontvangen en verwerken van betalingen en het bijhouden van zowel het beschikbare geld als het verschuldigde bedrag.

Het basisdoel van de boekhouding is ervoor te zorgen dat elke functionerende entiteit een beknopt beeld heeft van wat er op een bepaald moment financieel gebeurt. Een debiteurenafdeling draagt ​​gedeeltelijk bij aan de nauwkeurigheid door klanten te factureren voor geleverde diensten of goederen. Doorgaans is het deze afdeling die de factuurinformatie en aangepaste factuurbehoeften van de klant bijhoudt.

Een grote klant kan bijvoorbeeld een procentuele korting ontvangen op maandelijkse goederen of diensten die hij koopt, op basis van de hoeveelheid zaken die met het bedrijf wordt gedaan. Het debiteurenpersoneel zou die kortingsinformatie behouden als onderdeel van het factureringsprofiel van die klant, en ervoor zorgen dat alle facturen aan die klant de juiste korting weergeven. Vaak heeft deze afdeling veel input over het uiterlijk van de factuur, welke informatie is opgenomen en hoe de informatie is georganiseerd.

Naast het maken en distribueren van facturen aan klanten, is deze afdeling vaak verantwoordelijk voor het ontvangen van betalingen op die facturen en ervoor te zorgen dat het geld correct wordt toegepast. Hoewel sommige afdelingen de neiging hebben om een ​​betaling bij een klant te boeken en deze toe te passen op de oudste openstaande factuur, komt het vaker voor dat een betaling wordt toegepast op een specifieke factuur, zelfs als dit niet de oudste openstaande factuur voor die klant is. Hiermee kunnen personeelsleden ouder worden op oudere facturen en samenwerken met de klant om eventuele problemen op te lossen die de betaling van facturen die ouder zijn dan de standaard betalingsvoorwaarden verhinderen.

Debiteuren werken ook nauw samen met de crediteurenadministratie van het boekhoudproces. Net zoals van klanten wordt verwacht dat zij betalen voor geleverde goederen en diensten, wordt van het bedrijf verwacht dat het uitstaande facturen tijdig aan zijn leveranciers betaalt. Het is belangrijk dat informatie over de hoeveelheid bruikbare inkomsten beschikbaar is voordat betalingen worden gedaan. Met die gegevens beschikbaar, kan de afdeling crediteuren betalingen plannen en uitvoeren namens het bedrijf.