O que é Contas a Receber?
Um dos princípios básicos da operação de uma empresa é ter meios de acompanhar o dinheiro devido pelos clientes, além de manter um registro preciso do dinheiro recebido dos clientes, que deve ser aplicado aos valores devidos atualmente. O dinheiro devido é conhecido como contas a receber. A maioria das empresas possui um departamento dedicado a essa área e é responsável por criar e enviar contas, receber e processar pagamentos e rastrear o que está disponível e o que ainda está por vir.
O objetivo básico da contabilidade é garantir que qualquer entidade que funcione tenha uma imagem concisa do que está acontecendo financeiramente a qualquer momento. Um departamento de contas a receber contribui para a precisão, em parte, cobrando dos clientes por serviços ou bens prestados. Normalmente, é esse departamento que acompanha as informações de cobrança e as necessidades de cobrança personalizadas do cliente.
Um grande cliente, por exemplo, pode receber um desconto percentual em bens ou serviços mensais que compra, com base no volume de negócios realizados com a empresa. A equipe de contas a receber manteria essas informações de desconto como parte do perfil de cobrança do cliente, garantindo que todas as faturas para esse cliente refletissem o desconto adequado. Muitas vezes, esse departamento tem uma grande quantidade de informações sobre a aparência da fatura, quais informações estão incluídas e como as informações são organizadas.
Além de criar e distribuir faturas aos clientes, esse departamento geralmente é responsável por receber pagamentos dessas faturas e garantir que o dinheiro seja aplicado corretamente. Embora alguns departamentos tendam a lançar um pagamento a um cliente e aplicá-lo à fatura pendente mais antiga, é mais comum que um pagamento seja aplicado a uma fatura específica, mesmo que não seja a fatura pendente mais antiga desse cliente. Isso permite que os membros da equipe identifiquem o vencimento em faturas mais antigas e trabalhem com o cliente para resolver quaisquer problemas que possam estar impedindo o pagamento de faturas mais antigas que as condições de pagamento padrão.
As contas a receber também trabalham em estreita colaboração com o ramo de contas a pagar do processo contábil. Assim como os clientes devem pagar pelos bens e serviços prestados, a empresa também deve pagar as faturas pendentes aos seus fornecedores em tempo hábil. É importante que as informações sobre o valor da receita utilizável estejam disponíveis antes que os pagamentos sejam feitos. Com esses dados disponíveis, o departamento de contas a pagar pode agendar e efetuar pagamentos em nome da empresa.