Was ist Debitorenbuchhaltung?
Eine Grundvoraussetzung für die Führung eines Unternehmens ist die Möglichkeit, mit den von Kunden geschuldeten Beträgen Schritt zu halten und eine genaue Aufzeichnung der von Kunden erhaltenen Beträge zu führen, die auf die von ihnen derzeit geschuldeten Beträge anzuwenden sind. Geschuldete Beträge werden als Forderungen bezeichnet. Die meisten Unternehmen haben eine Abteilung, die sich diesem Bereich widmet. Sie ist für das Erstellen und Senden von Rechnungen, das Empfangen und Verarbeiten von Zahlungen sowie das Verfolgen des aktuellen und des noch fälligen Geldbestands zuständig.
Der Hauptzweck der Rechnungslegung besteht darin, sicherzustellen, dass jede funktionierende Einheit ein genaues Bild davon hat, was sich zu einem bestimmten Zeitpunkt finanziell abspielt. Eine Debitorenabteilung trägt zur Genauigkeit bei, indem sie dem Kunden die erbrachten Dienstleistungen oder Waren in Rechnung stellt. In der Regel ist es diese Abteilung, die mit den Rechnungsinformationen und den individuellen Rechnungserfordernissen des Kunden Schritt hält.
Ein Großkunde kann beispielsweise einen prozentualen Rabatt auf monatliche Waren oder Dienstleistungen erhalten, die er kauft, basierend auf dem mit dem Unternehmen getätigten Geschäftsvolumen. Die Debitorenmitarbeiter pflegen diese Rabattinformationen als Teil des Rechnungsprofils des Kunden und stellen so sicher, dass alle Rechnungen an diesen Kunden den richtigen Rabatt widerspiegeln. Oft hat diese Abteilung viel Einfluss darauf, wie die Rechnung aussieht, welche Informationen enthalten sind und wie die Informationen organisiert sind.
Neben der Erstellung und Verteilung von Rechnungen an Kunden ist diese Abteilung häufig dafür verantwortlich, Zahlungen auf diesen Rechnungen entgegenzunehmen und sicherzustellen, dass das Geld korrekt verwendet wird. Während einige Abteilungen dazu neigen, eine Zahlung an einen Kunden zu senden und auf die älteste ausstehende Rechnung anzuwenden, wird eine Zahlung in der Regel auf eine bestimmte Rechnung angewendet, auch wenn es sich nicht um die älteste ausstehende Rechnung für diesen Kunden handelt. Auf diese Weise können Mitarbeiter feststellen, ob ältere Rechnungen veraltet sind, und gemeinsam mit dem Kunden Probleme lösen, die möglicherweise die Zahlung von Rechnungen verhindern, die älter sind als die Standardzahlungsbedingungen.
Die Debitorenbuchhaltung arbeitet auch eng mit der Kreditorenbuchhaltung des Rechnungslegungsprozesses zusammen. Ebenso wie von Kunden erwartet wird, dass sie für geleistete Waren und Dienstleistungen bezahlen, muss das Unternehmen noch ausstehende Rechnungen pünktlich an seine Lieferanten zahlen. Es ist wichtig, dass Informationen über die Höhe der verwendbaren Einnahmen vorliegen, bevor Zahlungen getätigt werden. Mit diesen Daten kann die Kreditorenabteilung Zahlungen für das Unternehmen planen und ausführen.