Qu'est-ce qu'un compte client?
L’une des bases de l’exploitation d’une entreprise consiste à avoir le moyen de gérer les sommes dues par les clients et de conserver un enregistrement précis des sommes reçues des clients, qui doit être appliqué aux montants qu’ils doivent actuellement. L'argent dû est appelé comptes à recevoir. La plupart des entreprises ont un département dédié à ce domaine. Il est chargé de créer et d'envoyer les factures, de recevoir et de traiter les paiements, et de suivre à la fois les fonds disponibles et les sommes dues.
Le but fondamental de la comptabilité est de faire en sorte que toute entité opérationnelle ait une image concise de ce qui se passe financièrement à un moment donné. Un service des comptes clients contribue à l'exactitude en partie en facturant aux clients des services ou des biens rendus. Généralement, c’est ce service qui se tient au courant des informations de facturation et des besoins de facturation personnalisés du client.
Un grand client, par exemple, peut recevoir un pourcentage de réduction sur les biens ou services mensuels qu’il achète, en fonction du volume d’affaires réalisé avec la société. Le personnel chargé des comptes clients conservera ces informations de réduction dans le profil de facturation de ce client, en veillant à ce que toutes les factures adressées à ce client reflètent le bon escompte. Ce service a souvent beaucoup à dire sur l'aspect de la facture, sur les informations incluses et sur la manière dont ces informations sont organisées.
Parallèlement à la création et à la distribution des factures aux clients, ce service est souvent responsable de recevoir les paiements sur ces factures et de veiller à ce que l'argent soit utilisé correctement. Certains départements ont tendance à poster un paiement à un client et à l'appliquer à la facture en suspens la plus ancienne, mais il est plus courant d'appliquer un paiement à une facture spécifique, même s'il ne s'agit pas de la facture en suspens la plus ancienne de ce client. Cela permet aux membres du personnel d'identifier le vieillissement sur des factures plus anciennes et de travailler avec le client pour résoudre tout problème susceptible d'empêcher le paiement de factures plus anciennes que les conditions de paiement standard.
Les comptes débiteurs travaillent également en étroite collaboration avec la partie des comptes créditeurs du processus comptable. Tout comme les clients sont tenus de payer les biens et services rendus, l’entreprise est tenue de payer les factures en souffrance à leurs fournisseurs dans les meilleurs délais. Il est important que les informations sur le montant des revenus utilisables soient disponibles avant que les paiements ne soient effectués. Avec ces données disponibles, le service des comptes fournisseurs peut planifier et effectuer des paiements pour le compte de la société.