Co to jest rozrachunek z odbiorcami?

Jedną z podstaw prowadzenia działalności gospodarczej jest posiadanie środków na utrzymanie środków pieniężnych należnych od klientów, a także prowadzenie dokładnej ewidencji pieniędzy otrzymywanych od klientów, która ma być stosowana do kwot, które są obecnie winni. Należne pieniądze są znane jako należności. Większość firm ma dział poświęcony temu obszarowi, który odpowiada za tworzenie i wysyłanie rachunków, przyjmowanie i przetwarzanie płatności oraz śledzenie zarówno tego, jakie pieniądze są w kasie, jak i tego, co jeszcze jest należne.

Podstawowym celem rachunkowości jest zapewnienie, aby każdy funkcjonujący podmiot miał zwięzły obraz tego, co dzieje się finansowo w danym momencie. Dział rozrachunków z odbiorcami przyczynia się częściowo do dokładności poprzez fakturowanie klientów za świadczone usługi lub towary. Zazwyczaj jest to dział, który nadąża za informacjami rozliczeniowymi i niestandardowymi potrzebami rozliczeniowymi klienta.

Na przykład duży klient może otrzymać procentową zniżkę na zakupione miesięczne towary lub usługi, w zależności od wielkości transakcji prowadzonych z firmą. Pracownicy działu należności utrzymywaliby te informacje o rabatach jako część profilu rozliczeniowego tego klienta, zapewniając, że wszystkie faktury dla tego klienta odzwierciedlają odpowiedni rabat. Często dział ten ma duży wkład w wygląd faktury, jakie informacje są zawarte i jak są zorganizowane.

Oprócz tworzenia i dystrybucji faktur dla klientów ten dział często odpowiada za otrzymywanie płatności za te faktury i upewnianie się, że pieniądze są prawidłowo stosowane. Podczas gdy niektóre działy mają tendencję do księgowania płatności klientowi i stosowania jej do najstarszej zaległej faktury, częstsze jest stosowanie płatności do konkretnej faktury, nawet jeśli nie jest to najstarsza faktura zaległa dla tego klienta. Umożliwia to pracownikom identyfikację wieku na starszych fakturach i współpracę z klientem w celu rozwiązania wszelkich problemów, które mogą uniemożliwiać płatności faktur starszych niż standardowe warunki płatności.

Należności ściśle współpracują również z częścią procesu rozrachunkowego zobowiązań. Tak jak klienci mają płacić za wykonane towary i usługi, tak firma ma obowiązek terminowo płacić zaległe faktury swoim dostawcom. Ważne jest, aby informacje o kwocie dochodu użytecznego były dostępne przed dokonaniem płatności. Przy tych danych dostępny dział zobowiązań jest w stanie planować i dokonywać płatności w imieniu firmy.