Co je to pohledávky?

Jedním ze základních principů podnikání je způsob, jak držet krok s penězi dluženými klienty, jakož i udržovat přesný záznam peněz přijatých od klientů, který se má použít na částky, které v současné době dluží. Dlužné peníze se nazývají pohledávky. Většina společností má oddělení věnované této oblasti a je zodpovědná za vytváření a odesílání účtů, přijímání a zpracovávání plateb a sledování toho, jaké peníze jsou po ruce a co je ještě splatné.

Základním účelem účetnictví je zajistit, aby každá fungující entita měla stručnou představu o tom, co se v daném okamžiku děje finančně. Oddělení pohledávek přispívá částečně k přesnosti tím, že fakturuje zákazníkům za poskytnuté služby nebo zboží. Typicky toto oddělení udržuje krok s fakturačními informacemi a přizpůsobenými fakturačními potřebami klienta.

Například velký zákazník může získat procentuální slevu na měsíční zboží nebo služby, které nakupuje, na základě objemu obchodu prováděného se společností. Zaměstnanci pohledávek by tyto informace o slevě udržovali jako součást fakturačního profilu daného zákazníka a zajistili, aby všechny faktury tomuto klientovi odrážely správnou slevu. Toto oddělení má často velký podíl na vzhledu faktury, na tom, jaké informace jsou obsaženy a jak jsou informace uspořádány.

Spolu s vytvářením a distribucí faktur zákazníkům je toto oddělení často odpovědné za přijímání plateb za tyto faktury a za zajištění správného použití peněz. Zatímco některá oddělení inklinují účtovat platbu zákazníkovi a použít ji na nejstarší nezaplacenou fakturu, je běžnější, aby byla platba použita na konkrétní fakturu, i když nejde o nejstarší nezaplacenou fakturu pro tohoto klienta. To umožňuje zaměstnancům identifikovat stárnutí starších faktur a spolupracovat s klientem na řešení jakýchkoli problémů, které mohou bránit platbě faktur starších než standardní platební podmínky.

Pohledávky také úzce spolupracují s odpovědnými složkami účetního procesu. Stejně jako se očekává, že zákazníci zaplatí za poskytnuté zboží a služby, očekává se, že společnost včas zaplatí svým prodejcům nezaplacené faktury. Je důležité, aby před provedením plateb byly k dispozici informace o výši použitelného výnosu. Díky těmto údajům je oddělení platebních účtů schopno plánovat a provádět platby jménem společnosti.