Hvad er tilgodehavende konti?
Et af de grundlæggende elementer i at drive en virksomhed er at have et middel til at holde trit med de penge, der skyldes af klienter, samt at opretholde en nøjagtig registrering af de penge, der er modtaget fra klienter, der skal anvendes til de beløb, de i øjeblikket skylder. Skyldige penge kaldes tilgodehavender. De fleste virksomheder har en afdeling dedikeret til dette område, og den er ansvarlig for at oprette og sende regninger, modtage og behandle betalinger og spore både hvilke penge der er til rådighed, og hvad der stadig forfalder.
Det grundlæggende formål med regnskabsaflæggelse er at sikre, at enhver fungerende enhed har et kortfattet billede af, hvad der sker økonomisk på et givet tidspunkt. En kundeafdeling medvirker til dels nøjagtighed ved at fakturere kunder for ydelser eller leverede varer. Det er typisk denne afdeling, der følger med kundens faktureringsoplysninger og tilpassede faktureringsbehov.
En stor kunde kan for eksempel modtage en procentvis rabat på månedlige varer eller tjenester, den køber, baseret på mængden af forretning, der udføres med virksomheden. Det personale, der skal modtage konti, vil opretholde disse rabatoplysninger som en del af den kundes faktureringsprofil og sikre, at alle fakturaer til denne klient afspejler den korrekte rabat. Ofte har denne afdeling meget input til udseendet på fakturaen, hvilke oplysninger der er inkluderet og hvordan informationen er organiseret.
Sammen med at oprette og distribuere fakturaer til kunder er denne afdeling ofte ansvarlig for at modtage betalinger på disse fakturaer og sørge for, at pengene anvendes korrekt. Mens nogle afdelinger har en tendens til at sende en betaling til en kunde og anvende den på den ældste udestående faktura, er det mere almindeligt, at en betaling anvendes til en bestemt faktura, selvom det ikke er den ældste udestående faktura for denne klient. Dette gør det muligt for medarbejderne at identificere aldring på ældre fakturaer og arbejde med klienten for at løse eventuelle problemer, der kan forhindre betaling af fakturaer, der er ældre end standardbetalingsbetingelserne.
Tilgodehavende konti fungerer også tæt sammen med den regnskabsmæssige betalingsarm i regnskabsprocessen. Ligesom kunderne forventes at betale for leverede varer og tjenester, forventes det også, at virksomheden betaler udestående fakturaer til deres leverandører rettidigt. Det er vigtigt, at oplysninger om mængden af brugbar indtægt er til rådighed, før der foretages betalinger. Med de tilgængelige data er den betalingsafdeling, der er i stand til at planlægge og foretage betalinger på virksomhedens vegne.