Wat is een activabeheersysteem?
Een vermogensbeheersysteem is een reeks procedures die worden gebruikt voor het beheer van alle activa van een bedrijf of een individu. Deze activa kunnen zowel fysieke als digitale activa omvatten. Het activabeheersysteem moet de details van elk activum beheren en onderhouden, inclusief hun selectie, onderhoud, inspectie, bescherming en vernieuwing. Deze systemen zijn het meest bruikbaar wanneer een bedrijf activa heeft met een korte levensduur en die in waarde afnemen gedurende de levensduur van het actief.
Een systeem kan een fysiek systeem zijn waarbij de activa worden bijgehouden met een reeks processen en handmatig worden gedocumenteerd. Het systeem kan zijn ondergebracht in een stuk software dat alle bedrijfsmiddelen elektronisch bijhoudt. Met een software voor activabeheer kan het bedrijf al zijn bedrijfsmiddelen op één locatie volgen en rapporteren in plaats van informatie van meerdere locaties te verzamelen.
Een vermogensbeheersysteem houdt een register bij van elk van de activa zoals ingevoerd in het systeem door het bedrijf. Het activabeheersysteem kan de informatie bevatten met betrekking tot activaserviceschema's, onderhoudsrecords, huidige waarde van het activum en een schema voor activumvervanging. Binnen het softwarepakket kunnen bepaalde rapporten of triggers worden ingesteld om regelmatig onderhoud en vervangingscycli te helpen onderhouden.
Het activabeheersysteem is slechts zo goed als de informatie die het bevat. Het is absoluut noodzakelijk dat het bedrijf goede informatie over zijn activa in het systeem invoert. Deze informatie moet ook regelmatig worden onderhouden en worden bijgewerkt bij elke wijziging in de bedrijfsmiddelen. Als de informatie niet goed wordt onderhouden, heeft het bedrijf geen goede waarde voor zijn bedrijfsmiddelen in zijn boeken.
Het beheren van digitale activagegevens in het activabeheersysteem zal het bedrijf helpen in geval van een audit of catastrofe of in een rechtszaak. Als het activabeheersysteem niet alleen de informatie over een specifieke computer bevat, maar ook de software die op die computer is geïnstalleerd, is het voor het bedrijf tijdens elk ontdekkingsproces veel eenvoudiger om op specifieke verzoeken te reageren. In het geval van een ramp, zoals een brand of een gecrashte computer, kan het bedrijf de computer voor een specifieke werknemer veel sneller vervangen door nauwkeurige activainformatie.
De keuze tussen een fysiek of softwaregedreven activabeheersysteem is er een die moet worden gemaakt door elk bedrijf of individu met activa. Over het algemeen geldt dat hoe meer middelen u moet beheren, hoe groter de kans is dat u een digitaal systeem kiest. Een goed fysiek activabeheersysteem dat door elke locatie kan worden onderhouden, kan echter voor sommige bedrijven beter blijken te zijn.