資産管理システムとは？

資産管理システムは、会社または個人のすべての資産を管理するために使用される一連の手順です。 これらの資産には、物理​​資産とデジタル資産の両方を含めることができます。 資産管理システムは、選択、メンテナンス、検査、保護、更新など、各資産の詳細を管理および維持する必要があります。 これらのシステムは、企業の耐用年数が短く、資産の耐用年数にわたって価値が低下する資産がある場合に最も役立ちます。

システムは、一連のプロセスで資産を追跡し、手動で文書化する物理システムにすることができます。 システムは、会社のすべての資産を電子的に追跡するソフトウェアに格納されている場合があります。 資産管理ソフトウェアシステムを使用すると、企業は複数の場所から情報を収集するのではなく、1つの場所からすべての企業資産を追跡および報告できます。

資産管理システムは、会社がシステムに入力した各資産の記録を保持します。 資産管理システムは、資産サービスのスケジュール、保守記録、資産の現在価値、および資産交換のスケジュールに関する情報を保持する場合があります。 ソフトウェアパッケージ内では、定期的なメンテナンスと交換のサイクルを維持するために、特定のレポートまたはトリガーが設定される場合があります。

資産管理システムは、その中に含まれる情報と同じくらい優れています。 会社は、資産に関する適切な情報をシステムに入力することが不可欠です。 また、この情報は定期的に維持し、会社の資産の変更に合わせて更新する必要があります。 情報が適切に維持されていない場合、会社は帳簿上のビジネス資産に良い価値を持ちません。

資産管理システムでデジタル資産情報を管理することは、監査や大惨事、または訴訟の際に会社を支援します。 資産管理システムに特定のコンピューターに関する情報だけでなく、そのコンピューターにインストールされているソフトウェアも含まれている場合、ディスカバリープロセス中に特定の要求に企業が応答するのがはるかに容易になります。 火災やコンピューターのクラッシュなどの大惨事が発生した場合、会社は特定の従業員のコンピューターをより迅速に正確な資産情報に置き換えることができます。

物理的またはソフトウェア駆動型の資産管理システムの選択は、資産を持つ各企業または個人が行う必要があるものです。 一般的に、管理する資産が多いほど、デジタルシステムを選択する可能性が高くなります。 ただし、各場所で維持できる優れた物理的資産管理システムは、一部の企業にとっては良いかもしれません。